Puhelinkeskustelut ovat jo pitkään olleet osa liike-elämää. Niiden avulla päätöksistä ilmoitetaan, tehtävät vastaanotetaan ja raportoidaan, tapaamiset ja peruutukset tehdään. Puhelinkeskustelujen sääntöjen huomiotta jättäminen voi johtaa monien sopimusten hajoamiseen ja kumppaneiden ja asiakkaiden epäluottamukseen.
Ohjeet
Vaihe 1
Työskentele äänesi kanssa. Jos mahdollista, nauhoita keskustelu yhden liikekumppanin kanssa sanelukoneeseen ja kuuntele. Arvioi äänesi sävy, puheen nopeus, intonaatio ja energia. Jotta ääni kuulostaisi miellyttävämmältä, hengityksen tulisi olla tasaista, asennon tulisi olla vapaa. Hymyile puhuessasi - tämä temppu auttaa tekemään äänestäsi lämpimämmän ja miellyttävämmän. Yritä päästä eroon loissanoista, jos käytät niitä.
Vaihe 2
Valmistaudu kaikkiin lähteviin puheluihin. Määritä keskustelun tavoitteet, avaimet, joita käytät. Pidä muistikirja ja kynä valmiina tekemään muistiinpanoja puhuessasi. Kun he vastaavat sinulle, älä unohda tervehtiä, esittele itsesi ja nimeä edustamasi yritys. Pidä lyhyitä taukoja, jotta toinen voi vastata sinulle ja muistaa tai kirjoittaa nimesi. Kysy, voiko tilaajasi vastata kysymyksiisi. Jos vastaus on kyllä, ilmoita puhelusi tarkoitus.
Vaihe 3
Kun vastaat saapuvaan puheluun, älä pakota keskustelukumppania odottamaan yli 3-4 soittoääntä. Muista sanoa hei ja esitellä itsesi. Kun puhut puhelimessa, ota mielesi pois kaikesta muusta toiminnasta ja keskustelusta. Jos tarvitset aikaa vastata toisen henkilön kysymyksiin, kirjoita yhteystiedot ja tarjoa soittaa hänelle takaisin, kun olet valmis. Jos haluat ohjata puhelua, ilmoita kysymyksen ydin selkeästi kollegallesi, jotta soittajan ei tarvitse toistaa sitä. Kiitos keskustelun lopussa toista henkilöä siitä, että hän otti sinuun yhteyttä.
Vaihe 4
Puhelinetiketin säännöt sanovat, että soittaja on ensimmäinen, joka katkaisee puhelun ja alkaa sanoa hyvästit. Hän myös soittaa takaisin, jos viestintä keskeytyy. Ota huomioon puhelinkeskustelua aika: työpäivän alku- ja lopputunti, jolloin tilaajalla voi olla kiireellisiä asioita, pidetään epäonnistuneina, samoin kuin lounastauo.
