Suurissa organisaatioissa useimmat kävijät saavat yleensä tarvitsemansa tiedot sihteeristöltä. Millaisen vaikutelman viestinnästä apulaispäällikkö jättää? Haluaako asiakas soittaa uudelleen? Saako kiinnostunut henkilö kattavan vastauksen kysymyksiinsä? Jotta voit luottaa sihteerin positiivisiin ominaisuuksiin, sinun on valmistauduttava vastuullisesti ensimmäiseen kokoukseen ja järjestettävä ja johtamaan haastattelu pätevästi.
Ohjeet
Vaihe 1
Sihteeri on yrityksen kasvot. Arvioi ensin hakijan ulkonäkö. Loppujen lopuksi he eivät turhaan sano, että heidät tervehditään vaatteillaan, mutta mieli seuraa heitä. Kuinka siisti ja vieraanvarainen sihteeri näyttää, voi viedä pitkän matkan kohti tarvitsemasi sopimuksen saamista tai neuvottelemasta tulevista neuvotteluista. Jos sinulla on oma "imago", yritä kuunnella intuitiotasi. Jos hyväksyt sen henkilön asemassa, joka aiheuttaa sinulle sisäisiä ristiriitoja, on todennäköisesti vaikeaa työskennellä hänen kanssaan, koska sihteeri ei ole vain yrityksen kasvot, vaan myös johtajan oikea käsi. Älä kuitenkaan heti hyväksy ketään, joka miellyttää sinua kirkkaalla, kauniilla ulkonäöllä. Kaunis kuva voi nopeasti tulla tylsäksi, ja paperit pysyvät koottamattomina.
Vaihe 2
Keskustelun aikana, kuuntele tarkkaan: sihteeri kommunikoi asiakkaiden kanssa, käy puhelinkeskusteluja ja kirjoittaa kirjeitä. Hänen puheensa tulee olla pätevä, loppujen johdonmukainen ja sävy hyväntahtoinen. Kiinnitä erityistä huomiota niin sanottujen loissanojen esiintymiseen puheessa. Jos hakijan monologi on täynnä tarpeettomia "niin se tarkoittaa", "niin sanotusti", "uh", "hyvin", tuskin saavutat näiden ilmaisujen puuttumista yritysympäristössä. Jargonin ja slangin käyttöä pidetään mahdottomana hyväksyä, ellet itse salli keskustelun käydä epävirallisella kurssilla.
Vaihe 3
Pyydä sihteeriä kirjoittamaan sanelu. Joten tarkistat kolme tärkeää ominaisuutta kerralla: tulostusnopeus, lukutaito ja henkilökohtaisen tietokoneen taito. Tee tarkoituksellisesti tyylivirheitä ja tarkkaile hakijan reaktiota. Jos hän neuvoo kohteliaasti sopivinta tapaa muodostaa lause, merkitse tämä itsellesi plusmerkillä.
Vaihe 4
Tutki sihteerin ansioluetteloa huolellisesti. Kiinnitä huomiota aikaisempiin työpaikkoihin, kysy hakijalta syitä poistumiseen. Kohtelias ja älykäs henkilö ei koskaan puhu puolueettomasti entisestä johtajasta, "heittää mutaa" joukkueelle tai puhu omista virheistään. Hyväksyttävin vastaus, jonka kuulet, on palkkaodotusten ristiriita. Korosta avainsanat jatko-osion tekstissä ja keskustelukumppanin tarinassa: täsmällisyys, järjestyksellisyys, stressinkestävyys, seurallisuus, kohteliaisuus. Muista, että sihteeri on usein linkki organisaation eri osastojen välillä; Sekä johtajan mieliala että koko toimiston mukavuus, ystävällinen ilmapiiri ja järjestys voivat riippua hänen ammatillisista ja henkilökohtaisista ominaisuuksistaan.
