Esityslista on kokouksen tai kokouksen luuranko. Siinä asetetaan keskustelun pääaiheet ja pääalueet. Se vahvistaa kokouksen järjestyksen, keskittää osallistujien huomion ammatilliseen keskusteluun, ei anna keskustelun kehittyä kaoottiseksi näkemysten vaihdoksi.
Ohjeet
Vaihe 1
Aloita esityslistan valmistelu heti, kun johto on päättänyt kokouksen päivämäärästä ja aiheesta. Kuumana kantapäässä, sinun on helpompi muotoilla sen kohtia. Lisäksi sinulla on riittävästi aikaa korjata ensimmäinen vaihtoehto, jos johtaja haluaa tehdä muutoksia.
Vaihe 2
Korosta kokousaiheen tärkeimmät ja pienet näkökohdat. Älä ylikuormita asialistaa pienillä asioilla, jotka voidaan ratkaista rutiininomaisesti. Paras vaihtoehto on sisällyttää 1-2 merkitsevää kohtaa, joista keskusteluun suurin osa tiimistä on kiinnostunut, ja jättää aikaa vähemmän tärkeiden asioiden nopeaan ratkaisemiseen, mukaan lukien kokouksen aikana esiin tulleet.
Vaihe 3
Laadi esityslistan kohdat. Vältä moniselitteisiä tai epäselviä lauseita. Tee asialistasi kohdista mahdollisimman täsmällisiä. Luettuaan ne kokouksen osanottajan tulisi helposti ymmärtää ongelman ydin ja keskustelun tarkoitus. Jos sinulla on vaikeuksia, pyydä apua asiantuntijalta, joka pitää pääpuheen tästä aiheesta.
Vaihe 4
Jokaisen kohteen tulisi alkaa esisanalla "about" tai "about": "Myyntiosaston aloitteesta järjestää puhdistuspäivä" tai "Toimintojen uudelleenjaosta markkinointiosaston ja lehdistöpalvelun välillä" jne. Jos jokin sääntelyasiakirja saatetaan keskusteluun, lauseke saattaa kuulostaa seuraavasti: "Yrityksen peruskirjan hyväksymisestä" tai "Sihteeristön henkilöstön toimenkuvausten muutoksista" jne. Jos sinulla on informatiivisia kysymyksiä, jotka eivät vaadi keskustelua, anna asianmukainen selitys sulkeissa tai kaksoispisteellä erotettuna. Esimerkiksi "Kirjan kustantamisen lupaavista alueista: Varapääjohtajan raportti työmatkasta seminaariin".
Vaihe 5
Rakenna asialistasi. Käytännössä on kaksi tapaa järjestää kysymyksiä: tärkeimmistä vähemmän tärkeisiin ja pienistä merkittäviin. Jokaisella vaihtoehdolla on myönteiset puolensa. Ensimmäisessä tapauksessa pääkysymykset käsitellään kokouksen alussa. Työntekijät ovat aktiivisempia, väsymys ei vielä vaikuta heihin. Ensimmäisen kysymyksen keskustelu voi kuitenkin pitkittyä, vähäisten, mutta tärkeiden ongelmien ratkaisemiseen ei jää aikaa. Jos kokous alkaa vähemmän tärkeillä kohdilla, työntekijät siirtyvät vähitellen rytmiin ja kun pääasia ilmoitetaan, he ovat täysin valmiita rakentavaan vuoropuheluun.
Vaihe 6
Tulosta esityslista organisaatiosi toimistovaatimusten mukaan. Varsinaisten keskustelukysymysten lisäksi ilmoitetaan kokouksen päivämäärä, kellonaika, sijainti, pääpuhujat, osallistujat ja kutsutut asiantuntijat. Hyväksy asiakirja organisaation johtajan kanssa. Liitä alkuperäinen esityslista myöhemmin kokouksen pöytäkirjaan. Laadi työntekijöille uutiskirje tai ilmoitukset hyväksytyn esityslistan perusteella.
