Tuotantotoimintansa aikana mikä tahansa yritys luo monia asiakirjoja, jotka on säilytettävä joillekin ja joskus melko pitkälle. Juuri tätä varten arkiston järjestäminen on välttämätöntä.
Ohjeet
Vaihe 1
Luo tarvittavat ehdot asiakirjojen tallentamiseksi arkistoon. Ensinnäkin huone on suojattava suoralta auringonvalolta, ilman kosteustaso ei saa ylittää sallittua tasoa ja pääsy luvattomille on myös suljettava.
Vaihe 2
Huomaa, että arkiston tilojen vaatimusten mukaan sen sijoittaminen ei ole sallittua puurakennuksissa, rappeutuneissa rakennuksissa, kostealla perustuksilla varustetuissa rakennuksissa, ullakoilla tai kellareissa. Samanaikaisesti tilat, jotka on tarkoitettu erilaisten arkistoasiakirjojen säilyttämiseen mukautetussa rakennuksessa, tulisi eristää muista rakennuksessa sijaitsevista tiloista. Arkistoa ei myöskään saa sijoittaa rakennuksen tiloihin, joissa ovat julkiset catering-palvelut, kemiallisia tai tulipalossa vaarallisia aineita varastoivat järjestöt, ruokavarastot.
Vaihe 3
Sijoita organisaation arkisto rakennukseen, joka on mukautettu tai erityisesti rakennettu tallenteiden säilyttämistä varten. Huone on poistettava vaarallisista esineistä paloturvallisuuden mukaisesti. Näitä ovat esimerkiksi pysäköintialueet, huoltoasemat, autotallit. Myöskään yrityksen arkiston tilojen lähellä ei saa olla ilmaa saastuttavia esineitä.
Vaihe 4
Kun valitset huoneen, joka sopii arkiston järjestämiseen, ota huomioon, että arkiston normaaliin toimintaan tarvitaan useita erillisiä huoneita: arkistovarasto; huone asiakirjojen vastaanottamiseen; tilat tallennettujen asiakirjojen käyttöön; työhuone arkiston työntekijöille.
Vaihe 5
Siirrä arkistovarasto laboratorioiden, kotitalouksien ja teollisuustilojen ulkopuolelle. Samanaikaisesti on kiinnitettävä huomiota siihen, että siinä ei ole yhteisiä ilmanvaihtokanavia ja että se on erotettu naapurihuoneista käyttämällä palonkestäviä seiniä ja kattoja, joiden palonkesto on vähintään kaksi tuntia. Myös arkistohuoneessa viemäri- ja vesijohtoputkien asettaminen on suljettu pois.
Vaihe 6
Laaditaan "Asiakirjojen säilyttämistä koskevat säännöt" varastoinnin järjestämistä varten ja hyväksytään se pääjohtajan kanssa. Lisäksi johtajan määräyksellä tulisi nimittää henkilö, joka vastaa arkistosta. Lisäksi perustetaan erityinen asiantuntijakomissio, joka tarkastaa ajoittain asiakirjat niiden säilytysaikojen noudattamiseksi.
