Tällä hetkellä mikään vakava yritys ei voi tehdä ilman kirjeenvaihtoa, joten taitojen hallinta on erittäin tärkeää nykyaikaisessa yhteiskunnassa. Lisäksi nämä taidot ovat välttämättömiä paitsi yritysten omistajille, myös tavallisille työntekijöille, jotka voivat olla kirjeenvaihdossa yrityksen kumppaneiden kanssa.
Ohjeet
Vaihe 1
Keskity kirjeenvaihdon tarkoitukseen ja pidä siitä kiinni kirjeessä. Tätä varten on ensinnäkin ymmärrettävä, että kaikessa viestinnässä pyritään ilmoittamaan keskustelukumppanille tai hänen vakaumukselleen. Erityisestä tilanteesta riippuen painopiste voidaan siirtää toiselle puolelle.
Vaihe 2
Luo positiivinen yrityskuva keskustelukumppanin silmissä. Tätä vaihetta ei missään tapauksessa pidä laiminlyödä tai kohdella huolimattomasti, koska muodostunut asenne kirjeen lähettäjään, jopa pinnallisen lukemisen jälkeen, pysyy vastaanottajan muistissa pitkään. Kirjeen yrityskuvaan vaikuttavat kuusi pääkriteeriä, kuten kirjeen aiheen oikea valinta, kirjeeseen vastausaika, oikea henkilökohtainen vetoomus, kiitoksen ilmaiseminen kirjeen lukemisesta, kirjeen päättäminen positiivinen nuotti ja lähettäjän oikea allekirjoitus.
Vaihe 3
Muodosta kirjeessä uskollinen asiakasasenne itseesi tai yritykseesi. Markkinoijien mukaan noin 80% yrityksen voitoista tulee kanta-asiakkailta, joten heidän vaatimuksiinsa tulisi suhtautua erityisen huolellisesti. Kanta-asiakasuskollisuuden lisäämiseksi sinun tulee hallita kirjeessä seuraavia kolmea kohtaa: kiinnittää huomiota asiakkaan tarpeisiin, käyttää kirjeen tekstissä vastaanottajan sanastoa ja noudattaa vastaanottajan logiikkaa. Ainoastaan tulemalla lähemmäksi asiakasta lähettäjä voi täysin tyydyttää hänen toiveensa.
Vaihe 4
Jaa kirjain semanttisiksi komponenteiksi. Tässä tapauksessa se kuulostaa vakuuttavammalta vastaanottajalle. Tällaisia komponentteja on kolme: tiedot lähettäjän tarjoamista asioista, selkeä viesti siitä, miten vastaanottaja hyötyy, ja vakuuttavat perustelut kirjeen pääkohtien todistamiseksi.
Vaihe 5
Rakenna lauseet siten, että ne vastaavat selvästi sen kielen normeja, jolla ne kirjoitetaan. Tämä oikeinkirjoitusominaisuus vaikuttaa henkilön käsitykseen tiedoista. Järjestä lauseen jäsenet yksinkertaisimmalla järjestyksellä tietylle kielelle. Itse lauseiden tulisi olla ytimekkäitä ja helposti ymmärrettäviä. Sijoita ylimääräisiä välilyöntejä kappaleiden väliin, jotta lukija ymmärtää tiedot paremmin.
