Aloittelevalle virkailijalle saapuvan kirjeenvaihdon suunnittelu voi olla vahvuustesti. Heti kun prosessi on jaoteltu yksinkertaisiin ja ymmärrettäviin vaiheisiin, siitä tulee kuitenkin huomaamaton osa työpäivää.
Ohjeet
Vaihe 1
Kaikki organisaation vastaanottamat asiakirjat on rekisteröitävä samana päivänä riippumatta siitä, mihin ne ovat saapuneet (sähköpostitse, kuriirilla, faksilla jne.). Sähköpostit on tulostettava, puhelinviestit on tallennettava.
Vaihe 2
Päiväkirjan sarake # 1 ilmoittaa jokaisen asiakirjan vastaanottopäivä. Sarake # 2 - sen rekisteröintinumero. Numero annetaan vastaanottojärjestyksessä siten, että jokainen kalenterivuosi alkaa yhdellä. Sitten jokainen toimitettu asiakirja tarkistetaan: toimitetaanko se oikein, onko paketti ehjä. Jos sitä ei ole merkitty "henkilökohtaisesti", kirjekuori tai pussi avataan ja sisältö tarkistetaan. Jos on luettelo, he tarkistavat sen. Jos joitain määritetyistä asiakirjoista puuttuu, sinun on laadittava asianmukainen asiakirja ja lisättävä huomautus saapuvan kirjeenvaihdon päiväkirjaan "Muistiinpanot" -osioon. Arkkien määrä liitteineen on merkitty sarakkeeseen 3.
Vaihe 3
Kirjeenvaihdon tyyppi ilmoitetaan sarakkeessa 4. Tämä voi olla pyyntö, täsmäytysraportti, kirje, varmenne, sähke, ilmoitus jne. Seuraavissa kahdessa sarakkeessa ilmoitetaan kirjeen lähettäjä ja lähtevä numero.
Vaihe 4
Yhteenveto lähetyksestä on ilmoitettava sarakkeessa 7. Esimerkiksi:”Todistuksen toimittamisesta AA Ivanovin velasta. pankki "tai" VV Sidorovan palkkojen uudelleenlaskemista koskeva hakemus ".
Vaihe 5
Sitten kirjeenvaihto jaetaan vastaanottajille, ja saatuaan päätöslauselman, se syötetään sarakkeeseen 8, jossa ilmoitetaan kahdessa seuraavassa toteuttajassa ja asiakirjan toteuttamisen määräaika. Huomautukset osoittavat, että asiakirja on suoritettu ja missä se on arkistoitu.
