Voimassa olevan lainsäädännön mukaan kaikki organisaation tekemät liiketapahtumat on virallistettava tositteilla. Yksi niistä on rahtikirja. Se on tiukka raportointiasiakirja, joka täytetään vahvistettujen sääntöjen mukaisesti.
Ohjeet
Vaihe 1
Anna rahtikirja, jos tavarankuljetuksia tapahtuu maanteitse. Tällöin rahtikirja toimii saateasiakirjana, jonka perusteella aineelliset arvot hyväksytään. Ilman sitä on mahdotonta kirjoittaa tavaroita laillisesti lähettäjälle ja lähettää vastaanottajalle.
Vaihe 2
Jos puhumme homogeenisten tavaroiden kuljettamisesta yhdeltä lähettäjältä saman vastaanottajan osoitteeseen, tee lasku kaikista lastista, jotka lähetetään työvuoron aikana. Tässä tapauksessa jokaisen matkan rekisteröinti tapahtuu erillisellä kuponkilla.
Vaihe 3
Valmista konossementti neljänä kappaleena. Ensimmäinen jää rahdin lähettäjälle ja on tarkoitettu aineellisten arvojen kirjaamiseen. Anna loput kolme kopiota kuljettajalle vahvistettuasi ne vastuuhenkilöiden allekirjoituksilla ja lähettäjän sinetillä. Kuljettajan on luovutettava yksi niistä lastin vastaanottajalle, kolmannen ja neljännen kappaleen saa ajoneuvon omistaja.
Vaihe 4
Aloita rahtikirja täyttämällä vastaanottajan ja lähettäjän tiedot, mukaan lukien osoitteet ja yhteystiedot. Syötä maksajan laskutustiedot.
Vaihe 5
Suorita asiakirjan tuote-osa. Ilmoita siinä tavaroiden määrä, hinta, tuotteen nimi. Muista heijastaa pakkauksen kunto lähetyshetkellä. Syötä kuorman paino. Ilmoita myös valtakirjan numero ja sen myöntämispäivä tavaran vastaanottaneelle henkilölle (kuljettaja, huolitsija). Liitä tarvittaessa asiakirjaan vaatimustenmukaisuustodistus tai tuotepassi.
Vaihe 6
Täytä rahtikirjan kuljetusosa. Syötä kuljetuksen suorittavan kuljettajan tiedot. Syötä lastaus- ja purkupaikkojen osoitteet. Ota tässä osassa huomioon myös tiedot lastin luonteesta ja paikkojen lukumäärästä.
Vaihe 7
Vahvista lasku organisaation päällikön ja pääkirjanpitäjän kanssa. Aseta lähettäjän leima jokaiseen kopioon. Yksityiskohtaisempia ohjeita rahtikirjan täyttämisestä viranomaisasiakirjoilla ei toimiteta.
