Oikein järjestetty toimistotyö on yksi kaikkien (jopa pienten) yritysten onnistuneen työn osatekijöistä. Liikekumppaneiden ensimmäinen vaikutelma riippuu siitä, miten tärkeimmät asiakirjat (tilaukset, ohjeet, kirjeet jne.) Laaditaan. On myös tärkeää, kuinka nopeasti saapuvan, lähtevän ja sisäisen dokumentaation virta kulkee.
Ohjeet
Vaihe 1
Tietyn työntekijän tulisi olla vastuussa yrityksen työnkulusta. Jos yritys ei ole kovin suuri, se on sihteeri, apulaissihteeri. Jos organisaatioon kuuluu useampi kuin yksi osa-alue (varsinkin jos niillä on eri alueelliset sijainnit), esikouluopetus järjestetään (johdon dokumentointituki).
He kehittävät yrityksen toimistotyötä koskevat ohjeet, tarkistavat niitä ja tekevät muutoksia. Asiakirjaa valmistellessasi voit ottaa perustaksi "Toimistotyön säännöt liittovaltion toimeenpanevissa elimissä".
Vaihe 2
Tämä on tärkeä, ratkaiseva vaihe, koska toimistotyön ohjeiden hyväksymisen jälkeen yrityksessä olevien asiakirjojen on vastattava tiettyä tyyliä:
- yksityiskohtien sijainti (pitkittäinen, kulma);
- yrityksen kirjasin
- muoto (paperikoko, sisennykset).
Yrityksen mallilomakkeiden lisäksi ohjeissa tulisi ottaa huomioon esimerkiksi saapuvien / lähtevien asiakirjojen rekisteröinnin järjestäminen; asiakirjojen ja tehtyjen päätösten valvonnan järjestäminen; asiakirjojen valmistelu ja siirto arkistoon jne.
Vaihe 3
Kansioiden, joihin tietyn aiheen asiakirjat arkistoidaan, muodostaminen tulisi suorittaa tapausten nimikkeistön mukaisesti. Sen on kehittänyt kirjanpidosta vastaava henkilö "Organisaation toiminnassa syntyneiden vakiomuotoisten hallinnointiasiakirjojen luettelon perusteella, jossa ilmoitetaan säilytysaika".
Vaihe 4
Koska tapausten nimikkeistön kehittäminen on laaja-alaista, vaatii laajaa tietoa, on asianmukaista järjestää työ sen kanssa ottamalla mukaan yksittäisten yksiköiden ja osastojen edustajat. He laativat luettelot tapauksista (joissa ilmoitetaan myös varastointiajat), jotka muodostetaan palvelussa tai osastossa, ja esikoululaitos laatii yhteenvedon tapauksista yritykselle.
Vaihe 5
Asiakirjojen käsittelyn helpottamiseksi yhä useammat yritykset käyttävät sähköistä asiakirjojen hallintajärjestelmää (EDMS). On mahdollista valita tehokkaasti toimiva EDMS mille tahansa yritykselle (henkilöstömäärä 7 tai 2000). Tehokkaimmat hinta / laatu-suhteen suhteen ovat nykyään sellaiset järjestelmät kuin "Delo", "EVFRAT-Document Management".
Mutta vaikka yrityksesi ei vielä pysty ostamaan EDMS-järjestelmää, tavalliset Microsoft Office -ohjelmat auttavat. Käyttämällä tavallisia Wordin, Excelin, PowerPointin keinoja on täysin mahdollista järjestää asiakirjojen suunnittelu yritysidentiteetin vaatimusten mukaisesti, perustaa sähköinen asiakirjavirta.
