Yritystä, organisaatiota tai laitosta luotaessa ensisijainen tehtävä on muodostaa sen rakenne. Yrityksen rakenne määrää sen johdon ja muiden toiminnallisten yksiköiden välisen suhteen. Yhtiön henkilöstön kokoonpano muodostetun rakenteen mukaan määräytyy ja laatii henkilöstötaulukko.
Välttämätön
yrityksen henkilöstötaulukko
Ohjeet
Vaihe 1
Aloita virittämällä yrityksen koko rakenne organisaation säännöissä. Lakisääteisiin asiakirjoihin sisältyvät: yrityksen nimi, omistusmuoto, omistaja, oikeudellinen asema, omaisuuden kokoonpano, luettelo hallintoelimistä, rakenteellisten yksiköiden määrä ja niiden kuvaus. Sitten yrityksen pääkonttorin ja kunkin erillisen osaston on itsenäisesti laadittava ja hyväksyttävä osastojensa rakenne.
Vaihe 2
Laadi yrityksen osastojen rakenne henkilöstötaulukossa. Henkilöstötaulukko on asiakirja, joka sisältää luettelon yrityksessä perustetuista rakenteellisista jakoista, työntekijöiden asemista, heidän virallisista palkoistaan ja henkilökohtaisista korvauksistaan sekä tiedot henkilöstön lukumäärästä ja yrityksen kuukausipalkkarahastosta. Henkilöstötaulukon luomiseen on käytettävä sen vakiomuotoa, joka on hyväksytty sääntelyohjeilla ja asetuksilla. Yritykset voivat mukauttaa tätä vakiolomaketta itsenäisesti ottaen huomioon toimintansa erityispiirteet. Vastuu henkilöstötaulukon suunnittelusta ja valmistelusta on osoitettava yrityksen henkilöstöosaston työntekijöille.
Vaihe 3
Tarkista henkilöstötaulukon täyttämisen oikeellisuus ja sen sisältämien tietojen täydellisyys. Henkilöstöön on suositeltavaa sisällyttää esimerkiksi: organisaation nimi; henkilöstön määrä; laatimispäivä; rakenteelliset yksiköt, jotka on lueteltu hierarkian järjestyksessä; menettely työnimien vahvistamiseksi; henkilöstön lukumäärä, palkat ja korvaukset.
Vaihe 4
Hyväksy koottu henkilöstötaulukko yrityksen henkilöstöosaston päällikön sekä pääkirjanpitäjän allekirjoituksella.
Vaihe 5
Anna organisaation pääjohtajan tai hänen valtuuttamansa henkilön hyväksyntä tälle henkilöstötaulukolle. Sivuliikkeen johtajat voivat hyväksyä henkilöstötaulukon organisaation pääjohtajan valtakirjan perusteella.
