Yrityksen ensisijainen kirjanpito sisältää tietoja kaikista liiketoimista, rahan liikkumisesta, palkkojen laskemisesta ja maksamisesta sekä verojen maksamisesta. Näiden asiakirjojen perusteella pidetään kirjanpitoa, joten yhden asiakirjan menetys vääristää tilinpäätöstä ja on lainvastainen. Art. Kirjanpidosta annetun lain 17 §: n mukaan yritysten on itsenäisesti varmistettava kirjanpitoasiakirjojen turvallisuus.
Ohjeet
Vaihe 1
Lain mukaan ensisijaisten kirjanpitoasiakirjojen säilytysaika on 5 vuotta, kun taas Venäjän federaation verolaki rajoittaa säilytysajan 4 vuoteen. Hallinnollisten rikkomusten säännöstössä (15.11 artikla) säädettyjen rangaistusten välttämiseksi sinun on silti noudatettava laissa säädettyjä pidempiä ajanjaksoja. Lisäksi on luettelo, joka on hyväksytty Rosarkhivin 6. lokakuuta 2000 antamalla määräyksellä. Sen mukaan varastointiaika tulisi määrittää kunkin asiakirjan tyypin mukaan.
Vaihe 2
Määritä tilauksesta ensisijaisten kirjanpitoaineistojen säilytysajat ottaen huomioon lain säännökset ja luettelossa vahvistetut määräykset. Määritä tilauksessa, mistä hetkestä varastointiaika tulisi laskea. Yleensä asiakirjojen säilytysaika alkaa 1. tammikuuta seuraavana vuonna sitä vuotta, jona asiakirja valmistui toimistotyöllä. Määritä ostokirjaa ja myyntikirjaa varten varastointikauden alku viimeisen merkinnän päivämäärästä (sääntöjen kohdat 15 ja 27, jotka on hyväksytty Venäjän federaation hallituksen 2. joulukuuta 2000 antamalla asetuksella nro. 914).
Vaihe 3
Varatkaa erillinen huone kirjanpitoasiakirjoille, jotka on varustettava tulenkestävillä kaapeilla ja erityisillä kassakaapeilla. Kassakaapit on tarkoitettu tiukkojen raportointimuotojen tallentamiseen, ja ne voivat lisäksi tallentaa paperit ja asiakirjat, joihin on merkitty "liikesalaisuus". Määritä tilauksella menettely näiden kassakaappien, pääkirjanpitäjän valtuuttamien vastuuhenkilöiden saamiseksi sekä menettely ensisijaisten asiakirjojen antamiseksi varastosta.
Vaihe 4
Jos yritys on tarpeeksi suuri ja asiakirjoja on paljon, järjestä erityinen arkisto. Sitä tulisi käyttää pysyvään (ikuiseen) ja pitkäaikaiseen (yli 10 vuotta) varastointiin tarkoitettujen paperien siirtämiseen. Säilytä kaikkia muita kirjanpitotodistuksia, joiden säilytysaika on enintään 10 vuotta, erityiseen huoneeseen, kunnes ne tuhoutuvat.
