Joillakin yrityksillä on asiakirjoja vuosikymmenien ajan. Jotta tärkeät paperit eivät ryppyisi tai katoaisi, ne on arkistoitava kansioihin, jotka on valmistettu kovasta pahvista tai muovista. Anna jokaiselle sopimukselle erillinen numero tunnistamista varten.
Ohjeet
Vaihe 1
Pidä kirjaa kirjasta, jotta haluamasi sopimus olisi helppo löytää. Anna asiakirjalle numero ja kirjoita se tähän päiväkirjaan. Syötä numeron lisäksi sopimuksen päivämäärä. Päiväkirjamerkinnän tulisi näyttää tältä: 1. Sopimus nro 123TP, päivätty 22.02.2011. Muistiinpanoissa voit ilmoittaa sopimuksen olemuksen, kun yrityksen dokumentointityyli sitä edellyttää.
Vaihe 2
Jos yrityksessä on useita oikeushenkilöitä, luo kullekin erillinen sopimuskirja. Käytä merkinnöissä tavanomaisia symboleja. Kirjoita esimerkiksi Masha and Bears OJSC: n sopimukset 123MM: ksi. Ja merkitse ZAO: n "Three Little Pigs" arvopaperit 123TP: llä. Määritä numerot sekaannusten välttämiseksi.
Vaihe 3
Kun sopimus on läpäissyt kaikki molempien osapuolten pääjohtajien allekirjoittamat hyväksynnät, sinetit on asetettu, se voidaan tallentaa kansioon. Valitse kansiot, joissa on kova kansi - ne takaavat asiakirjojen turvallisuuden. Jokainen oikeushenkilö tarvitsee oman kansionsa.
Vaihe 4
Ennen arkkia. Ota reikä ja rei'itä uudet reiät. Aseta asiakirja kansioon ja kiinnitä se erityisantenneilla. Erota sopimus toisesta tyhjällä A4-arkilla.
Vaihe 5
Voit tehdä sopimuksia myös muulla tavalla. Tämä edellyttää läpinäkyviä tiedostoja. Aseta kukin asiakirja erilliseen tiedostoon ja kiinnitä se kansioon.
Vaihe 6
Älä tallenna liikaa sopimuksia yhteen kansioon - ne voivat rypistyä. Kansion on oltava helppo sulkea, yksittäisten arkkien ei tule tarttua.
Vaihe 7
Sopimuksilla varustettujen kansioiden säilyttämiseen on erillinen hylly kaapissa. Kirjoita kansioon vuosi ja oikeushenkilö, joka omistaa asiakirjat. Tämän avulla löydät nopeasti oikeat paperit tarvittaessa.
Vaihe 8
Kolmen vuoden takaisia kansioita ei tarvitse aina pitää. Järjestä ne pahvilaatikoihin allekirjoittamalla vuosi ja oikeushenkilö, jolle asiakirjat on myönnetty. Lähetä laatikot varastoon. Valitse säilytykseen kuiva paikka. Kosteus on haitallista paperille.
