Jokainen yritys tekee sopimukset (työ, toimitus, tavaroiden osto). Yleensä ne tallennetaan arkistoihin. Näiden asiakirjojen käytön helpottamiseksi ja niiden häviämisen syyn poistamiseksi ne tallennetaan. Perustetaan erityinen päiväkirja, johon kirjataan sopimusten yksityiskohdat, niihin liittyvät lisäsopimukset ja vahvistetaan myös heidän liikkumisensa kronologia.
Se on välttämätöntä
- - päiväkirja sopimusten kirjanpitoon paperimuodossa;
- - ohjelmistotuote sopimusten kirjanpitoa varten
- - yrityksen asiakirjat.
Ohjeet
Vaihe 1
Sopimusten kirjanpitoa koskevaa asiakirjaa varten ei ole yhtenäistä lomaketta. Mutta voit kehittää sen itse tai ostaa erityisen ohjelmistotuotteen, joka on suunniteltu tallentamaan tietoja sopimuksista. Mutta ensimmäinen vaihtoehto on ilmainen, pysähdy siellä, jos et tarvitse ylimääräisiä kustannuksia.
Vaihe 2
Kirjoita asiakirjan nimi sopimuksen kirjanpitolehden otsikkosivulle. Anna yrityksesi nimi. Jos yritys on riittävän suuri, on suositeltavaa, että kutakin rakenneyksikköä varten on erillinen aikakauslehti. Kirjoita tällöin osaston nimi. Syötä päivämäärä, jolloin asiakirja on jätetty, henkilötiedot, päiväkirjan pitämisestä vastaavan henkilön asema. Pääsääntöisesti tämä on henkilöstövastaava, joka tekee sopimuksia henkilöstön kanssa, lakiosaston työntekijä, joka hoitaa sopimuksia vastapuolten kanssa.
Vaihe 3
Kirjoita asiakirjan nimi sopimuksen kirjanpitolehden otsikkosivulle. Anna yrityksesi nimi. Jos yritys on riittävän suuri, on suositeltavaa, että kutakin rakenneyksikköä varten on erillinen aikakauslehti. Kirjoita tällöin osaston nimi. Syötä päivämäärä, jolloin asiakirja on jätetty, henkilötiedot, päiväkirjan pitämisestä vastaavan henkilön asema. Pääsääntöisesti tämä on henkilöstövastaava, joka tekee sopimuksia henkilöstön kanssa, lakiosaston työntekijä, joka hoitaa sopimuksia vastapuolten kanssa.
Vaihe 4
Tee kahdeksan kuvaajaa laskentataulukon avulla. Tulosta paperille. Syötä päiväkirjan ensimmäiseen sarakkeeseen sopimuksen sarjanumero, toiseen - sille päätökseen liitetyn asiakirjan numero. Kirjoita sopimuksen kirjanpitopäiväkirjan kolmanteen ja neljänteen sarakkeeseen asiakirjan aloituspäivä ja viimeinen voimassaolopäivä. Viidennessä sarakkeessa ilmoitetaan sopimuksen kohde. Esimerkiksi komponenttien toimittamiseen.
Vaihe 5
Kirjoita kuudenteen sarakkeeseen vastapuolen nimi (toimittaja, ostaja), työntekijä (kun otetaan huomioon henkilöstön kanssa tehdyt työsopimukset). Kirjoita päiväkirjan seitsemänteen sarakkeeseen, missä kansiossa sopimus sijaitsee (kansioille annetaan pääsääntöisesti numero arkistoissa), ilmoita kansion sijainti. Kiinnitä kahdeksanteen sarakkeeseen asiakirjojen säilyttämisestä vastaavan henkilön allekirjoitus (ilmoitetaan hänen sukunimensä, nimikirjaimet). Kun vaihdat työntekijää, laadi sopimus sopimusten siirtämisestä, päiväkirja heidän kirjanpidostaan.
Vaihe 6
Jos sinun on hankalaa seurata sopimuksia manuaalisesti, tilaa ohjelmistotuotteen kehittäminen tai osta valmis ohjelma. Se voi maksaa jonkin verran rahaa, mutta sähköisessä muodossa tällaisella lehdellä on joitain etuja. Esimerkiksi rekisteröidessäsi sopimusta voit määrittää asiakirjan polun tietokoneella.
