Kirjelomakkeet ovat olennainen ominaisuus kaikille nykyaikaisille yrityksille. Tällaisen lomakkeen suunnittelua koskevat säännöt on laadittu pitkään ajanjaksona liikeasiakirjojen kulun perusperiaatteiden pohjalta.
Kirjelomakkeiden suunnittelu on yksi yrityksen johtajan ensisijaisista tehtävistä sen luomisvaiheessa. Tällaisen lomakkeen puuttuminen ei aiheuta kielteisiä oikeudellisia seurauksia, mutta sillä on huono vaikutus vuorovaikutukseen sellaisten vastapuolten kanssa, jotka eivät ota tällaista organisaatiota vakavasti.
Lomake on yritysidentiteetin attribuutti; sitä käytetään yrityksen sisäiseen dokumentointiin, ulkoiseen kirjeenvaihtoon, sopimuksiin, raportteihin ja muihin asiakirjoihin. Useimmiten kirjelomakkeita suunniteltaessa he yrittävät noudattaa hyväksyttyä yritystyyliä, joten tämän attribuutin värit, fontit ja muut ominaisuudet vastaavat käyntikorttien, kirjekuorien, kansioiden samankaltaisia parametreja.
Mitä kirjelomakkeeseen sisältyy?
Kirjelomakkeet sisältävät tietyn luettelon pakollisista ja valinnaisista osista. Yksi kirjelomakkeiden merkittävimmistä rakenteellisista osista on siis yrityksen logo tai muu yritysidentiteetti. Kirjelomakkeessa on lisäksi oltava organisaation yksityiskohdat, joissa ilmoitetaan sen yhteystiedot.
Haluttaessa vaatimuslohko sisältää myös tietoja pankkitilistä, mutta tämä on kirjelomakkeen lisäelementti. Lisäksi kirjelomakkeelle on varattu erilliset kohdat päivämäärälle, asiakirjan rekisteröintinumero, nimi ja tekstilohko. Yrityksen nimi ilmoitetaan joskus erikseen, mutta useimmiten se sisältyy yrityksen logoon tai muuhun yrityksen logoon.
Kirjelomakkeiden elementtien järjestämisen periaatteet
Kirjelomakkeen yksittäisten elementtien järjestämisen erityispiirteet määrittää yrityksen päällikkö, usein yrityksen tyylistä ja henkilökohtaisista mieltymyksistä riippuen. Logo sijoitetaan yleensä kirjelomakkeen vasempaan yläkulmaan, ja tarvikelohko kohdistetaan keskelle tai siirretään oikeaan osaan. Kirjelomakkeella ei ole tiukkoja sääntöjä elementtien järjestelystä, mutta mainittu rakenne on tutumpi, useammin kuin muut modernit yritykset käyttävät sitä.
Lomake tulostetaan A4-sivuille, yleensä sen tulostus tilataan painotalosta yhdessä muiden yritysominaisuuksien (käyntikortit, kansiot, kalenterit) luomisen kanssa. Tämän lähestymistavan avulla voit säilyttää yhtenäisen tyylin, luoda positiivisen vaikutelman yrityksestä potentiaalisten asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden keskuudessa.
