Päiväkirja voi auttaa kaikkia: pomo ja tavallinen työntekijä, freelancer ja kotiäiti, koulupoika ja opiskelija. Sen avulla voit paitsi kirjoittaa tarvittavat tiedot myös suunnitella asioita tehokkaasti. Mutta miten valita oikea?
Päätä päiväkirjan koko. Jos olet tottunut käyttämään suunnittelijaa työpöydälläsi, valitse iso malli. Tällaiseen päiväkirjaan on todella kätevää kirjoittaa. Lisäksi se sisältää paljon suuremman määrän tietoa, joten siitä on hyötyä ihmisille, jotka haluavat maalata suunnitelmia yksityiskohtaisesti.
Pienikokoinen tai "tasku" -päiväkirja sopii ihmisille, jotka harjoittavat jatkuvasti liiketoimintaa. Voit käyttää sitä liikenneruuhkassa, lounastauolla tai matkoilla. Pienen äänenvoimakkuuden avulla voit navigoida tietueissa nopeasti.
Muoto ja rakenne
Ajanhallinnan ammattilaisten tekemät päiväkirjat ovat ihanteellisia tehokkaaseen suunnitteluun. Yleensä ne on jaettu useisiin osioihin, joiden avulla voit jäsentää asioita, hajottaa tavoitteita ja purkaa nykyisiä ja pitkäaikaisia tehtäviä.
Tavallisissa päiväkirjasivuissa tulisi olla vähintään kaksi pääkenttää: kovat ja joustavat kotelot. Jäykät tehtävät ovat tehtäviä, jotka suoritetaan tiukasti määritellyllä hetkellä. Joustavia tapauksia ei ole määritetty tiettyyn aikaan, vaan ne on linkitetty päivittäin.
Tehokkailla suunnittelijoilla on yleensä muita kenttiä. Näitä voivat olla:
Tärkein asia. Eli tehtävä, joka tuo maksimaalisen tuloksen ja vaatii pakollisen suorituksen.
Päivän arviointi. Tämän kohteen avulla voit itsenäisesti määrittää, kuinka tehokas olit päivän aikana, ja tehdä sopivia johtopäätöksiä.
Luettelo puheluista, jotka on soitettava sinä päivänä.
Elämän päämäärät ja tehtävä. Niiden koko ajan tallentaminen antaa sinun muistaa tarkalleen, mihin etsit ja tehdä suunnitelmia näiden prioriteettien perusteella.
Huomautukset. Nämä kentät tallentavat tekemäsi virheet ja niiden korjaamisen.
Päiväkirjan ei tarvitse sisältää kaikkia näitä esineitä, mutta niiden läsnäolo lisää merkittävästi tehokkuutta.
Tietolohkot
Jos hallinnoit useita projekteja kerralla, tarvitset erityisiä kenttiä, joiden avulla voit seurata yhden tehtävän etenemistä. Siellä ilmoitetaan pääsääntöisesti toteutusajat, tietyt vaiheet ja omat muistiinpanosi.
Puhdista kentät. Aina ei ole aina mahdollista esittää sanoja, joten on hyvä, jos päiväkirjassa on tyhjiä arkkia. Siellä voit piirtää kaavioita, maalikartan tai uuden tuotteen mallin. Nämä kentät ovat erityisen tärkeitä luoville ihmisille.
