Etiketti on monipuolinen käsite, yhteiskunnassa, pöydässä tai julkisilla paikoilla on käytössääntöjä. On myös sellainen asia kuin liikeetiketti, erityisesti liikeyrityksen etiketti. Yrityksen maine riippuu suurelta osin siitä, miten kirjeenvaihto asiakkaiden, työntekijöiden ja yhteistyökumppaneiden kanssa käydään.
Yrityskirjeen yleiset säännöt
Kirjallinen puhe eroaa suuresti suullisesta, etenkin liike-elämän kirjeenvaihdosta. Nykytodellisuus on sellainen, että kirjoittaminen tarkoittaa yhä enemmän sähköpostiviestiä, ei viestiä paperilla.
Kun on kyse liikeneuvotteluista kumppanien kanssa, kaikista liiketoimintahetkiin liittyvistä viesteistä, sähköposti on paras tapa siirtää tietoja. Kutsu-, kiitos- tai onnittelukirjeiden kirjoittaminen tapahtuu kuitenkin paperilla.
Hyvä käytäntö on käyttää laatupaperia ja mieluiten kirjelomakkeita organisaation logolla. On parempi toimittaa tärkeät kirjeet tai kutsut erityistapahtumiin kuriirilla tai kirjattuna kirjeenä. Viesti kauniilla korkealaatuisella paperilla näyttää hyvältä ja nostaa yhtiön luokitusta.
Liiketoiminnan kirjeenvaihdossa viestin oikeellisuus, lukutaito ja tarkkuus ovat tärkeitä. Liiallinen emotionaalisuus, tuttuus, loukkaavat huomautukset sekä esityksen pituus ja epäselvyys eivät ole sallittuja.
On tärkeää jäsentää teksti, sijoittaa aksentit ja välimerkit oikein, jotta vastaanottaja on hyvin selvillä siitä, mistä kirje tarkalleen liittyy.
Viestintätyylistä on parempi välttää värikkäitä lauseita, monimutkaisia monitasoisia lauseita ja tarpeettomia sanoja. Ammattimaisten kliseiden runsaus yritysten kirjeenvaihdossa on sallittua.
Selkeyden vuoksi voit lisätä kaavioita, kaavioita tai taulukoita tekstiin.
Emme voi hyväksyä hymiöiden ja kuvien käyttöä liiketoiminnan kirjeenvaihdossa. Varmista ennen lähettämistä, ettei tekstissä ole virheitä ja kirjoitusvirheitä.
Yrityskirjeiden suunnittelusäännöt
Hyvin kirjoitetulla yrityskirjeellä on oltava selkeä rakenne. Ei ole yhtä standardia, mutta on olemassa yleisiä suunnittelusääntöjä.
Yrityskirje koostuu otsikosta, tervehdyksestä, sisällöstä (perusta), jäähyväisistä, allekirjoituksesta ja lähettävän organisaation tiedoista.
Kirje "otsikko" sisältää yleensä organisaation nimen, logon, osoitteen ja yhteyshenkilöt (puhelin, sähköposti, faksi).
Otsikossa voi myös täsmentää yrityksen toiminnan tyypin ja johtajien nimet.
Korkki tulostetaan useimmiten arkin keskelle, joskus sen sallitaan sijaita yläkulmassa.
Hyvämaineisella yrityksellä tulisi olla oma kirjelomake. Lisäksi sähköpostiviesteillä tulisi olla lomakkeita, mikä antaa organisaatiolle vakautta.
Tervetuloa-osaan voit kirjoittaa "Hyvää iltapäivää" tai "Hei", jos viesti ei ole tiukka ihmissuhde. Selkeässä yrityskirjeessä, ilmoituksessa tai muussa yritysasiakirjassa on tarkoituksenmukaisempaa osoittaa välittömästi vastaanottajalle nimi ja isänimi.
Yrityskirjeen tärkein asia on kirjeen pääsisältö - perusta.
Tällä osalla on suurin tietokuormitus, siinä valituksen tarkoitus paljastuu.
Yhteydenotolle voi olla useita syitä, ja kunkin näkökohdan esittely tulisi aloittaa erillisellä kappaleella. Kirjeen pääosan rakenne on välttämätön aiheiden erottamiseksi ja tietojen ymmärtämiseksi paremmin.
Esimerkkejä kappaleista ovat seuraavat lauseet: "pyydämme sinua", "tiedota", "tarjous vastineeksi" ja muut.
On syytä muistaa, että näkökohtien sisällä on myös rakenne.
Yrityskirjeen lähettäjän on perusteltava pyynnön osuvuus, paljastettava sen pääsisältö ja kuvattava odotettu tulos, jos vastaus on positiivinen.
Suorapuheen kaavoja käytetään harvoin yrityskirjeissä. Viimeisen lauseen päätarkoitus on ilmaista kunnioitusta vastaanottajalle ja tavanomaista kunnianosoitusta kohteliaisuudesta. Esimerkkejä loppulauseista: "terveisin", "terveisin", "kiitos etukäteen vastauksestasi" ja muut.
Henkilökohtaisen allekirjoituksen on oltava kirjeen lopussa. Lähettäjän sukunimi, nimikirjaimet ja sijainti ilmoitetaan yleensä, samoin kuin yhteyshenkilön puhelinnumerot.
Suuret yritykset käyttävät sähköisiä allekirjoituksia. Tämä on erityinen tiedosto, jossa on tekstiallekirjoitus, joka kiinnitetään automaattisesti jokaisen kirjaimen loppuun. Sähköisen allekirjoituksen enimmäispituus on 5–6 ja seitsemänkymmentä merkkiä.
Tämä suunnittelurakenne koskee myös mainoskirjeitä, saatekirjeitä ja kiitoskirjeitä sekä ilmoituksia, lausuntoja, vaatimuksia ja varoituksia.
Kun lähetetään suuri määrä tietoa, kirjeen runkoon kirjoitetaan lyhyt tuki ja pääpaketti laaditaan erillisenä liitteenä. Jos liite "painaa" paljon, sinun on varoitettava siitä vastaanottajaa postikirjan saatekirjeessä.
Vastaa yrityskirjeeseen
Liiketoiminnan etiketin sääntöjen mukaan vastausta kirjeeseen ei pitäisi lykätä yli kahdesta kolmeen päivään. Jos vastaukseen tarvitaan pidempi aika objektiivisista syistä, ilmoita siitä lähettäjälle, tätä pidetään hyvänä muotona ja lisätään yrityksen uskottavuutta.
Muista tärkein asia - sinun on vastattava kaikkiin yrityssähköposteihin, lukuun ottamatta ilmeistä roskapostia.
Yrityskirjeisiin vastaettaessa käytetään usein tavallisia puhekaavoja:
- "Pahoittelemme ilmoittaa sinulle …";
- "Kiitos …";
- "Kutsumme sinut mielellämme …";
- "Muistutamme …";
- "Pyyntösi mukaisesti ilmoitamme …" ja muille.
Mukavuuden vuoksi voit luoda erillisen tiedoston, jolla on samanlaiset puhemallit. Palaamalla aihioihin helpotat ja nopeutat liikekirjeiden kirjoittamista huomattavasti.
Jos kirje on tärkeä ja sinun on tiedettävä varmasti, että se on toimitettu vastaanottajalle, tilaa toimitus kuriirilla tai kirjoita kirjattu kirje (Venäjän posti). Sähköpostissa on "Vastaanotettu ilmoitus" -ominaisuus, joka lähettää sinulle automaattisesti vahvistuksen siitä, että viestiäsi on katsottu.
Jos et ole saanut vastausta kirjeeseen etiketin mukaan, voit soittaa lisäpuhelun tilanteen selventämiseksi kirjeenvaihdolla.
Liiketoiminnan kirjeenvaihdon tyypit
Aluksi yritystoimintaa on kahdenlaisia: sisäistä ja ulkoista. Ulkoinen kirjeenvaihto on kirjeenvaihto kolmannelle osapuolelle, kun taas sisäistä kirjeenvaihtoa käytetään yhden yrityksen rajoissa.
Yrityskirjeet jaetaan niiden käyttötarkoituksen mukaan: sovelluksiin, uutiskirjeisiin, mainoksiin, tiedusteluihin, suosituksiin, ehdotuksiin, muistutuksiin, vaatimuksiin, kutsuihin ja muihin.
Kirje - viesti sisältää tietoja, jotka vastaanottajan on suoritettava tehtävät yhteisen asian puitteissa. Tällaiset tiedot ovat merkityksellisiä ja tärkeitä sekä vastaanottajalle että lähettäjälle.
Sovellus - liiketoiminnan kirjeenvaihdon tyyppi, johon liittyy pyynnön lähettäminen tietojen tai palvelujen saamiseksi. Esimerkiksi hakemus osallistumiseen tapahtumaan.
Pyyntö - kirjallinen pyyntö saada kiinnostavia tietoja. Pyyntö voi olla muodollinen ja sitova.
Tarjouskirje tarjoaa yleensä yhteistyötä tai erityisiä palveluja ja kaupallisia ehdotuksia. Tyypillisesti tällaiset kirjeet lähetetään useisiin osoitteisiin kerralla; voidaan käyttää joukkopostitusta.
Kutsu - yksittäinen kutsukirje kokoukseen tai gaalatapahtumaan. Tällaisen kirjeenvaihdon suunnittelussa erityisten lomalomakkeiden tai postikorttien käyttö on sallittua. Tärkeintä on täsmentää selvästi tapahtuman nimi, osoite, kokouksen aika ja paikka.
Muistutuskirje on viesti kaikkien velvoitteiden täyttämisestä: velan takaisinmaksu, raportin toimittaminen, muistutus kokouksesta ja muut.
Jos toinen osapuolista ei täyttänyt sopimusehtoja tai rikkonut sopimusta, vahingon kärsinyt voi lähettää vaatimuksen. Kirjeelle - väitteille - on ominaista, että siinä on yksityiskohtainen kuvaus rikotuista olosuhteista, tiedot vahingon arvioinnista, vahingonkorvausvaatimukset tai tunnistetun rikkomuksen poistaminen. Usein tätä kirjeenvaihtoa täydennetään kopioilla asiakirjoista, valokuvista ja hyväksymistodistuksista.
Suosituskirjeissä arvioidaan kolmas osapuoli tai yritys ja annetaan niiden ominaisuudet. Tällaiset viestit ovat yleisimpiä haettaessa uutta paikkaa.
Yrityssähköpostin ominaisuudet
Nykyään suuri osa liike-elämän kirjeistä lähetetään sähköpostitse, joten liiketietosäännöissä määritellään myös vaatimukset sähköisen liiketoiminnan toteuttamiselle.
Lue lähettäjän osoite huolellisesti. Sinua tulisi varoittaa viesteillä, joilla on samanlainen postilaatikon osoite: "cupercat" tai "mini-bikini". Tavallisen roskapostin lisäksi tällaisista osoitteista tulevat viestit voivat sisältää viruksia.
Pidä aiherivi aina lyhyt ja täsmällinen.
Etiketti sallii alkuperäisen viestin lainaamisen, jotta vastaanottaja voi heti ymmärtää, mistä on kyse.
Lisäaineita saa kiinnittää liitteeseen.
Etiketin sääntöjen tunteminen ja soveltaminen yritysviestinnässä auttaa lähettäjää ansaitsemaan hyvän maineen ja houkuttelemaan uusia kumppaneita.
