PR-johtajan on oltava perehtynyt työhönsä. Tämä selittää tarpeen ylläpitää tärkeiden tietojen arkistoja, joita kutsutaan lehdistöasiakirjoiksi tai media-aineistoiksi.
PR manager -arkisto
Lehdistötiedote kerätään kaikista tärkeistä uutisista, henkilöistä ja tapahtumista, jotka vaikuttavat suoraan tai välillisesti organisaation maineeseen.
On parasta pitää erilliset arkistokaapit seuraavien ohjeiden mukaan:
- säännölliset ja kertaluonteiset tapahtumat: näyttelyt, seminaarit, pyöreät pöydät, kokoukset ja yritysillalliset;
- avainhenkilöt, mielipidevaikuttajat, organisaation kannan liittolaiset ja sen vastustajat;
- PR-palvelun säännöllisesti käsittelemät aiheet. On tärkeää kerätä paitsi organisaation omat materiaalit myös julkinen reaktio, toimitukselliset materiaalit, asiantuntijakommentit jne.
- teollisuuden tiedotusvälineet ja toimittajat.
Lehdistöasiakirjan, kuten minkä tahansa arkiston, on oltava dynaaminen tietopohja, jossa tietoja päivitetään säännöllisesti ja tuoreita tietoja kerätään huolella.
Keräystekniikka
Teknisen puolen lehdistöasiakirjat voivat olla painettuja tai sähköisiä. Useimmiten lehdistöasiakirjojen käsittelyn minimoimiseksi on sallittua olla molemmat täydentävät arkistovaihtoehdot.
Lehdistöasiakirja sisältää julkaisut mediassa, PR-palvelun omat materiaalit. Henkilöille käytetään elämäkerroja, valokuvia, henkilötietoja (henkilön luvalla), henkilökohtaisia yhteystietoja ja avustajien puhelimia. On tärkeää koota tapahtumien lehdistöasiakirja tapahtuman ohjelmista, päätöslauselmista, osallistujien monisteista ja järjestäjien yhteyksistä.
Erityinen paikka lehdistöasiakirjoissa on tiedotusvälineistä ja toimittajista. PR-asiantuntijan on tehtävä yksityiskohtainen kuvaus kustakin erikoistuneesta tiedotusvälineestä riippumatta siitä, onko organisaatio vuorovaikutuksessa toimituksen kanssa vai ei. Raakatietojen tulisi sisältää tietoja levityksestä (jos se on painettu julkaisu), läsnäolosta (Internet-resursseista), perustajista, toimitusjohtajasta, toimittajasta ja alan toimittajista.
Kaikkien mediakumppaneiden syntymäajat eivät koskaan ole tarpeettomia riippumatta siitä, millainen asema heillä on toimituksellisessa hierarkiassa. Tavallinen työntekijä ja mediayhtiön johtaja ovat yhtä tyytyväisiä, jos ystävällisen organisaation PR-palvelu onnittelee heitä pienellä postikortilla tai rehevällä kukkakimpulla. Tiedot toimittajista rajoittuvat parhaiten organisaation tiedotusosaamiseen. Jos PR-palvelu on valmistellut ja toimittanut kirjeenvaihtajalle analyytikon organisaatiosta materiaalin valmistelua varten, sinun tulee jättää siitä jälki lehdistöasiakirjoihin. Tämä helpottaa tietoisuuden lähtökohdan tuntemista toistuvasti yhteydessä olevien kollegojen keskuudessa.
Lehdistöasiakirjojen täyttäminen liittyy suoraan siihen, missä määrin PR-palvelu analysoi tiedotusvälineitä huolellisesti. Heti kun uusi artikkeli ilmestyy PR-johtajan organisaation toimintaa lähellä olevasta aiheesta, se on sisällytettävä lehdistöasiakirjoihin. Sinun tulisi myös tehdä videotarinoita, kirjoittajasarakkeita, arvovaltaisten bloggaajien tietueita ja muuta tietoa.
Pääsy lehdistöasiakirjoihin
Jos lehdistöasiakirja muodostuu pitkällä aikavälillä, siinä esiintyy melko usein avoimista lähteistä saatavien tietojen lisäksi ns. Sisäpiiriläinen. Sisäpiiritiedoksi kutsutaan yleensä epävirallisista lähteistä saatuja tietoja, joita ei ole vielä vahvistettu julkisesti. Organisaatioiden viralliset edustajat voivat pitää tällaisia tietoja "ei kommentteja" -tilassa pitkään, joten lehdistöasiakirjoissa PR-päällikön on muistettava tarve rajoittaa pääsyä arkistoon kolmansille osapuolille.
Toinen kannustin rajoittaa lehdistöasiakirjojen saatavuutta on henkilötiedot, joita täydennetään usein henkilöitä koskevilla tiedoilla. On tärkeää muistaa tämä ottaessasi yhteyttä organisaation muihin työntekijöihin, muiden organisaatioiden PR-asiantuntijoihin ja muihin kiinnostuneisiin. Lehdistöasiakirja on kehitetty ensisijaisesti organisaation sisäiseen käyttöön.
Tämä selittää myös tarpeen asentaa ylimääräisiä turvajärjestelmiä tietovuodon estämiseksi. On tärkeää kerätä paperimateriaalia kansioihin, joihin pääsyä tulisi rajoittaa tiukasti. Sähköisten tietokantojen tulisi olla PR-osaston työntekijöiden saatavilla pyynnöstä - organisaation johdolle, mutta suljettuina laajalle joukolle yritystietoja.
