Kun työntekijä pyytää luovuttamaan alkuperäisen työkirjan, henkilöstöosaston työntekijä voi joutua vaikeaan tilanteeseen. Annetaanko vai ei? Ja jos annat sen, niin miten se järjestetään, ja kuka on vastuussa, jos asiakirja menetetään?
Ohjeet
Vaihe 1
Lain vahvistamien sääntöjen mukaan työkirjojen antaminen työntekijöille ei ole sallittua. Työntekijä voi saada työkirjansa vain kahdessa tapauksessa: irtisanomispäivänä tai siirtyessään toiseen työhön toiseen organisaatioon.
Vaihe 2
Työnantaja on täysin vastuussa työkirjojen ylläpidosta ja turvaamisesta: hänen on tehtävä niihin merkinnät voimassa olevien sääntöjen mukaisesti, luotava sopivat säilytysolosuhteet (kassakaapissa), pidettävä työkirjaa ja niin edelleen.
Vaihe 3
Venäjän federaation työsäännöstön 62 artiklassa todetaan, että työnantajan on annettava työntekijän kirjallisesta hakemuksesta todistettu jäljennös (tai ote) työkirjasta viimeistään kolmen päivän kuluessa hakemuksen tekopäivästä.
Vaihe 4
Useimmissa tapauksissa työkirjasta otettu valokopio riittää kolmansien osapuolten organisaatioille, mutta tilanteita, joissa ne saattavat vaatia alkuperäiskappaleen esittämistä (usein tällainen ristiriita syntyy eläkerahastossa olevia asiakirjoja käsiteltäessä). Jos annat työntekijälle hänen työkirjansa kuittiä vastaan, vastuu säilyy edelleen työnantajalla.
Vaihe 5
Tässä tapauksessa on suositeltavaa lähettää alkuperäinen työkirja suoraan eläkerahastoon (eikä siirtää sitä työntekijän kautta). Tässä tapauksessa on tarpeen ottaa rahaston työntekijältä kuitti, joka vahvistaa työntekijän työkirjan siirtämisen hänelle.
Vaihe 6
Tietyissä tilanteissa kolmas osapuoli voi järjestää valokopion työkirjasta, jonka ei ole vahvistanut työnantaja vaan notaari. Henkilöstöosaston työntekijä voi neuvotella työntekijän kanssa ehdoista, joilla organisaatio maksaa notaarin palvelut sertifioinnista, ja työntekijä korvaa sitten näiden palvelujen kustannukset. Mutta tässäkin tapauksessa ei työntekijän, jonka tulisi todistaa kopio työkirjasta (eli olla läsnä notaarin toimistossa), vaan henkilöstöosaston työntekijän.
