Koko osaston tai divisioonan työn tehokkuus riippuu siitä, kuinka järkevästi esimiehen toiminta on järjestetty. Tuotannon erikoistumisesta ja ominaisuuksista riippumatta on työskenneltävä useita asioita.
Ohjeet
Vaihe 1
Kiinnitä huomiota esimiehen työpaikan organisaatioon. Normaalia työtä varten tarvitset mukavan pöydän ja tuolin, tietokoneen, johon on asennettu ohjelmisto. Tarvitset myös puhelimen, jolla on yhteys sisäisiin ja ulkoisiin linjoihin. Tulostin, kopiokone ja muut toimistolaitteet ovat välttämättömiä tapauksissa, joissa esimiehen työ liittyy suureen määrään dokumentaatiota.
Vaihe 2
Työntekijälle on välttämätöntä toimittaa toimistotarvikkeet. Tämä voi olla päiväkirja, useita sarjaa paperia (kirjoitus-, itseliimautuvia jne.), Kyniä, laskimia jne. Asiakirjojen ja kirjeenvaihdon käsittelemiseksi nopeasti ja tehokkaasti on ajateltava paperien varastointitapaa - luokittain, aakkosjärjestyksessä, kiireellisyydessä jne. Arkistokaapin tulisi koostua useista hyllyistä, ja asiakirjakansiot tulisi rakentaa ja luetteloida tarvittaessa. Kiireellinen kirjeenvaihto voidaan tallentaa työpöydälle erityiselle lokerolle.
Vaihe 3
On tarpeen oppia käymään puhelinkeskustelut mahdollisimman tehokkaasti ja nopeasti. Tätä varten esimiehellä tulisi olla tukipalvelu - kaikkien tarvittavien puhelimien tulisi olla aina käsillä (tähän on kätevää käyttää tietokonetta, johon kaikki yhteystietoja koskevat lisätiedot tallennetaan). Ennen puhelun soittamista sinun on suunniteltava se, arvioitava aihe, kirjoitettava kysymykset. Säästää esimiehen aikaa ohjaamalla puhelut sihteerille.
Vaihe 4
Erityistä huomiota tulisi kiinnittää esimiehen pitämien kokousten valmisteluun - ihmisten lukumäärä ei saisi ylittää 10, pöytäkirjoja, kokouksen kesto tulisi määritellä selkeästi.
Vaihe 5
Ajanhallinnan periaatteita voidaan soveltaa johtajan toiminnan järjestämiseen millä tahansa tasolla. Huolellinen työpäivän suunnittelu, jossa kaikki tapahtumat suunnitellaan minuuteittain, säästää huomattavasti aikaa ja saavuttaa korkeita tuloksia.
Vaihe 6
Johtajan on kyettävä puhumaan hyvin, joten osallistuminen erilaisiin seminaareihin, koulutuksiin ja kursseille ei vain laajenna hänen näköalojaan, vaan myös auttaa häntä oppimaan korostamaan tärkeintä puheessaan. Psykologian tuntemus antaa esimiehelle mahdollisuuden löytää nopeasti yhteinen kieli alaistensa ja kollegoidensa kanssa.
