Median kanssa vuorovaikutuksessa olevaa yksikköä ei aina sisälly organisaation organisaatiorakenteeseen. Valmis työskentelemään mediatilassa tulee organisaation kehityksen myötä. Tällaisissa tapauksissa palkatun lehdistösihteerin on järjestettävä lehdistöpalvelu alusta alkaen ja luotava systemaattinen työ.
Jos organisaatio ei ole koskaan aikaisemmin työskennellyt tiedotusvälineiden alalla, vasta palkatun lehdistöpalvelun kuraattorin on suoritettava vakava koulutus seuraavilla aloilla:
- avainkaiuttimien valinta;
- perustetaan työ rakenteellisten yksiköiden kanssa tiedotusvälineissä julkaistavan tiedon tarjoamiseksi;
- lehdistöpalvelun tekniset laitteet ja ensimmäinen mediasuunnitelma
Johtamisesta mediaan
Kukin nimetyistä pisteistä voi viedä huomattavan paljon aikaa sen täydelliseen toteuttamiseen. Kuitenkin, jos puhumme prioriteeteista, pääasia tulisi olla organisaation avainpuhujien etsiminen. Tiedotusvälineiden houkutteleminen ja niiden saaminen organisaation mainostajan lisäksi myös informaattoriksi on tehtävä yhteistyötä organisaation johtajien kanssa. Niistä - pääjohtaja, varahenkilöstö, osastopäälliköt ja alueiden osastot. Näiden ihmisten tulisi ymmärtää selvästi tarve kommunikoida tiedotusvälineiden kanssa, ymmärtää jokaisen kommentin ja järjestelmällisen työn merkitys tällä alalla yleensä.
Usein mediatoiminnasta eniten kiinnostunut puhuja tuntee olonsa hankalaksi ja hämmentyneeksi toimittajien kanssa kommunikoidessaan. Näiden esteiden poistaminen on lehdistöpalvelun kuraattorin tehtävä. Tämä voidaan tehdä osoittamalla lehdistöasiakirja, jossa on esimerkkejä jo tunnettujen tiedotusvälineiden parhaista julkisista esiintymisistä.
Sisäiset informaattorit
Johdon lisäksi kaikille osastojen ja osastojen johtajille tulisi tiedottaa median tavoitteista ja yrityksen tavoitteista. On parempi tehdä tämä seuraavassa kokouksessa, jonka aikana johdon tulisi asettaa tehtäväksi toimittaa täydelliset tiedot lehdistöpalvelulle. Kaikkien ryhmän jäsenten tulisi ymmärtää, että tämä vastuu ei ole lehdistösihteerin mielijohde, vaan uusi johdon strateginen tehtävä.
Tuottavan vuorovaikutuksen luomiseksi osastojen kanssa on välttämätöntä yrittää uppoutua heidän työhönsä sisältä odottamatta tietojen toimittamista. Osastojen neljännesvuosittaiset raportit, viestintä johdon ja suorien johtajien kanssa auttavat tässä. Ystävyys kaikkien kanssa ja avoimuus uusille tiedoille on yksi avain lehdistöpalvelun tehokkaaseen työhön.
Tiettyjen yrityksen segmenttien kanssa työskennellessä voi olla vaikeaa antaa tietoja jatkuvasti. Usein tämä johtuu osaston asiantuntijoiden palkkaamisesta suoraan työhön. On tuottamatonta salata kaunaa, että kollegat pitävät yrityksen tiedotustehtäviä päävastuiden alapuolella. Siksi on syytä ottaa esiin kysymys sisäisten sääntöjen luomisesta tietojen toimittamista varten tietyllä taajuudella. Ja että sisäiset yrityssuhteet eivät kärsi tästä, lehdistösihteerin tulee ottaa suoraan yhteyttä osaston johtoon ja pyytää saada suora pääsy tietoihin sen käsittelyä varten, jotta yksikön työntekijöitä ei ylikuormiteta työllä. Yleensä johtajat suhtautuvat myönteisesti näihin aloitteisiin.
Ensimmäinen askel julkisuuteen
Kun sisäinen valmistelu on ohi, alkaa julkisen tason saavuttaminen. Tämä edellyttää joukkotiedotusvälineiden tutkimista, joista voi tulla media-alustoja yritystietojen julkaisemiseksi. Strategisista tavoitteista riippuen lehdistösihteeri ei saa rajoittua erikoistuneisiin julkaisuihin. Potentiaalisten tietopartnerien joukossa voi olla turvallisesti paikallisen, alueellisen ja liittovaltion uutistoimistoja, televisio, radio jne.
Älä aliarvioi alustoja, jotka, vaikka niillä ei ole tiedotusvälineiden asemaa, ylittävät usein kollegansa tehokkuuden. Nämä ovat bloggaajia, ryhmiä ja yhteisöjä sosiaalisissa verkostoissa, tietosivustoissa jne.
Ei ole turhaa ajatella yrityksen toimintaa sosiaalisissa verkostoissa ilman välittäjiä. Kukaan ei pysty selviytymään tästä tehtävästä paremmin kuin lehdistökeskus, joka tuntee yrityksen työn sisältä ja ulkoa.
Valmistelutyön ohella lehdistösihteerin on laadittava luettelo tarvittavista teknisistä keinoista. Toimistotarvikkeiden lisäksi tämä on kamera, äänitallennin ja kiintolevyt materiaalien varastointiin.
Ensimmäinen mediasuunnitelma - yhtiön lähitulevaisuuden julkaisustrategia - tulisi laatia odottaen, että media on varovainen aiemmin tuntemattomasta lähteestä tulevasta tiedosta. Tämä voi selittää aluksi suuren määrän julkaisuja kaupallisilla perusteilla. Lopputiedot on sovittava ylemmän johdon kanssa.
