Nykyään kirjeet ovat menneisyyttä ja niistä on tullut harvinaisuus. Mutta tämä ei koske liike-elämän kirjeenvaihtoa. Yrityskirjeet ovat virallisia asiakirjoja. Heidän avullaan luodaan kontakteja, ne kirjaavat kaikki liikesuhteiden vaiheet. Ja kyky kirjoittaa yrityskirje puhuu erityisesti vastustajan ja koko yrityksen pätevyydestä.
Ohjeet
Vaihe 1
Käytä yrityskirjeiden kirjoittamiseen yrityksen kirjelomakkeita. Riippumatta siitä, onko kirje kirjoitettu paperilla vai sähköisessä muodossa, siinä on oltava lähettävän yrityksen logo. Lomakkeessa on oltava myös yrityksen postiosoite, puhelimet ja faksinumerot, sähköpostiosoitteet ja verkkosivustojen osoitteet.
Jätä marginaalit - vasemmalla puolella kolme senttimetriä, oikealla puolitoista senttimetriä. Kenttiä tarvitaan sitomaan kirje arkistokansioon.
Vaihe 2
Pidä kiinni muodollisesta kirjoitustyylistä. Yrityskirjeen tulee olla yksiselitteinen eikä sitä saa tulkita monin tavoin. Sähköpostin on sisällettävä sähköpostin aihe. Älä käytä hymiöitä liike-elämän kirjeenvaihdossa.
Jos tämä on jatkoa kirjeenvaihdolle, jätä kirje, johon kirjoitat vastauksen tarjouksen muodossa. Et voi lainata kirjettä kokonaisuudessaan, vaan vain ne fragmentit, joihin vastaat. Tämä tekee hänen kirjeensä ja vastauksesi välisen yhteyden selkeämmäksi vastustajalle.
Vaihe 3
Aloita kirjeesi kohteliaalla osoitteella, esimerkiksi: "Hyvä Petr Ivanovich!" Valitus sijaitsee sivun keskellä. Nimi on kirjoitettu kokonaan, nimikirjainten käyttöä ei voida hyväksyä tässä.
Valituksen jälkeen seuraa johdantokappale, jossa kirjeen tarkoitus muotoillaan lyhyesti. Yrityskirjeen seuraava osa on pääosa, jossa syyt kirjeen kirjoittamiseen, kysymykset ja keinot niiden ratkaisemiseksi ilmoitetaan tarkemmin. Kirje päättyy yhteenvetoon ja vetoomukseen vastaanottajalle erityisellä ehdotuksella tai lausunnolla siitä, mitä odotat vastaanottajalta ongelman ratkaisemiseksi.
Vaihe 4
Ole oikea viimeisessä osassa. Älä tee päätöksiä vastaanottajien puolesta. On parempi ilmaista toivo, että ongelma ratkaistaan mielestäsi parhaalla mahdollisella tavalla.
Ei ole etiikkaa kiirehtiä vastaanottajaa sanoilla "kiireellinen" ja "välittömästi". Käytä oikeaa muotoa: "Pyydän teitä antamaan vastauksen tuolla hetkellä."
Yrityskirjeessä olevan allekirjoituksen on oltava virallinen. Esimerkiksi: "Kunnioittavasti, Sergei Vasilievich Ivanov."
Liitä allekirjoitukseesi työnimike, yrityksen nimi ja yhteystiedot. Jos yrityskirje sisältää liitteitä, siitä on oltava merkintä allekirjoituksen edessä.
