Liiketoiminnan kirjeenvaihdossa ulkomaalaisten kanssa on erittäin tärkeää laatia asianmukaiset asiakirjat. On välttämätöntä ottaa huomioon kaikki vieraan kielen säännöt, mutta myös hyväksytyt rekisteröintistandardit. Monet neuvottelujen epäonnistumiset johtuvat nimenomaan haluttomuudesta noudattaa tiettyjä sääntöjä.
Ohjeet
Vaihe 1
Yrityskirjeen kirjoittamiseen on käytettävä vain A4-paperia. Muista jättää asiakirjaan leveät marginaalit, jotta asiakirja voidaan arkistoida kansioon. (Vasemman ja oikean marginaalin tulisi olla kumpikin 2,5 cm ja ylimarginaalin vähintään 4 cm).
Vaihe 2
Kirjoita paluuosoite sivun yläosaan päinvastaisessa järjestyksessä. Anna ensin etu- ja sukunimesi, sitten - toimiston tai huoneiston numero, talonumero, kadun nimi, kaupunki, kaupunkikoodi, alue, maa.
Vaihe 3
Välilyönti kahdesti ja kirjoita kirjeen päivämäärä. Kuukausi voidaan määrittää sanoin tai numeroin (esimerkiksi 12. marraskuuta 2011). Kun lähetät kirjeen Yhdysvaltoihin, kirjoita ensin kuukausi, kun taas Isossa-Britanniassa numero ilmoitetaan ensin.
Vaihe 4
Kirjoita oikealla vastaanottajan osoite samassa järjestyksessä. Jos sinun on viitattava aiemmin lähetettyyn kirjeeseen, tee se välittömästi ennen yhteydenottoa käyttämällä asiakirjan vasemmalla puolella olevaa linkkiä ("Viite # Kirjeemme numero" tai "Viite #").
Vaihe 5
Tuplasti välilyönti ja kirjoita vetoomus. Jos tunnet vastaanottajan, kirje alkaa "Hyvä herra …". Jos tarkoitat naista, ilmoita "rouva" (tai "Ms", jos hän ei ole naimisissa tai hänen sosiaalinen asemansa ei ole tiedossa). Jos vastaanottajaa ei tunneta, on parempi ilmoittaa "Arvoisa vastaanottaja". Muista lisätä kaksoispiste pyynnön jälkeen.
Vaihe 6
Kirje on kirjoitettu kompaktisti, yhdellä välillä. Sinun on kirjoitettava kohteliaasti joka tapauksessa. Ohita kaksi riviä kappaleiden välillä, älä käytä "punaista viivaa", koska Amerikkalaisilla ja eurooppalaisilla ei ole tällaista käsitettä.
Vaihe 7
Lopeta teksti positiiviseen nuottiin käyttämällä yleistä kieltä (esimerkiksi "Odotamme kuulevamme sinulta"). Kerro, miten sinuun voidaan ottaa yhteyttä.
Vaihe 8
Kirjoita loppulause (esimerkiksi "Sinun todella"), välilyönti ja allekirjoita. Allekirjoitus on purettava.
