Yrityskirjainta käytetään yrityksissä kommunikoidessaan kumppaneiden, toimittajien, työntekijöiden, asiakkaiden kanssa. Tällä asiakirjalla on tärkeä rooli positiivisen imagon luomisessa yrityksestä. Siksi liikekirje on tarpeen laatia oikein, pätevästi, selkeästi sekä yksinkertaisesti ja helposti. Sen on oltava informatiivinen ja pyrittävä tavoitteeseen, jonka organisaation on saavutettava vastaanottajalta. Ymmärtääksesi, mikä liikekirje on, sinun on tarkasteltava lähemmin sen rakennetta.
Laita yrityksesi logo yrityskirjeesi oikeaan kulmaan. Jos yrityksellä ei ole sitä, kirjoita organisaation nimi, sen virallinen osoite ja pakolliset tiedot, jotka pääsääntöisesti sisältyvät leimaan. Nämä ovat TIN, KPP, käyttötili, kirjeenvaihtajatili, BIK ja muut tiedot tilistä ja pankista, johon se on avattu.
Syötä yrityksen logon ja leiman jälkeen vastaanottajan henkilötiedot, jos yrityskirje lähetetään tietylle henkilölle. Kun asiakirja on osoitettu yritykselle, kirjoita sen nimi, sijainnin osoite.
Kirjoita keskelle arkkia vetoomus vastaanottajalle. Jos kirje on osoitettu tietylle henkilölle, kirjoita esimerkiksi näin: "Hyvä Petr Efremovich!" Kun kirje lähetetään yritykselle, seuraava vaihtoehto on mahdollinen: "Hyvät yhteistyökumppanit!" Huomaa, että kun puhutaan vastaanottajalle, sanoja ei voida lyhentää. Jos kirje on henkilökohtainen, voit kirjoittaa sen näin: "Rakas Juri Albertovich!"
Kirjoita yrityskirjeen runkoon ensin tapahtumat, jotka laukaisivat tietyn tilanteen. Seuraavaksi ilmoita kirjeen tarkoitus. Harkitse tätä asiakirjan osaa huolellisesti. Kirjoita selkeästi, ytimekkäästi ja helposti saatavana olevalla kielellä vaatimus, kutsu, pyyntö, tarjous, vastaus, onnittelut, pyyntö tai muu tarkoitus, joka sai sinut kirjoittamaan kirjeen.
Tee sitten yhteenveto yrityskirjeestä, eli kirjoita tulos, jonka haluat vastaanottaa vastaanottajalta. Jos esimerkiksi kutsut kumppanisi tavaroiden esittelyyn, sinun on ilmoitettava seuraava: "Toivomme, että vierailet näyttelyssä, valitse oikea tuote."
Joissakin tapauksissa asiakirjat liitetään yrityskirjeeseen. Jos kutsut esimerkiksi kumppanisi näyttelyyn, muista esittää vastaanottajalle kutsu tähän tapahtumaan.
Täytä yrityskirjeesi oikein. On yleisesti hyväksyttyä, että sinun on kirjoitettava sanat "Ystävällisin terveisin …" ja ilmoitettava sitten sen henkilön henkilötiedot ja yhteystiedot, jonka puolesta asiakirja laadittiin.
