Organisaatioon tulevat asiakirjat ovat kirjanpidollisia. Yleensä saapuvien kirjeiden rekisteröinti on toimiston tehtävä, mutta pienissä ryhmissä tämä vastuu annetaan usein sihteerille. Kirjeenvaihdon käsittelymenetelmä kuvataan pääsääntöisesti yksityiskohtaisesti toimistotyön sisäisissä ohjeissa. Jos sitä ei ole, sinun on noudatettava tiettyjä toimintajärjestyksiä käsitellessäsi uusia asiakirjoja.
Välttämätön
- - saapuvan kirjeenvaihdon rekisteröintipäiväkirja
- - leima "Saapuva kirje".
Ohjeet
Vaihe 1
Hyväksy ja lajittele saapuva kirjeenvaihto. Kaikki kirjeet on avattava, paitsi ne, joissa on erityinen merkki, esimerkiksi "Henkilökohtaisesti esimiehelle" tai "Luottamuksellinen" jne. Älä kiirehdi heittämään kirjekuorta, tarkista ensin, onko palautusosoite tekstissä. Rekisteröityminen ei vaadi kirjanpitoasiakirjoja (laskut, laskut), onnittelut, mainosmateriaalia.
Vaihe 2
Syötä vastaanotettujen kirjeiden tiedot saapuvan kirjeenvaihtoon. Se voi olla sähköinen tai perinteinen (paperi). Noudata sähköisten lomakkeiden täyttämisessä ohjelman kehittäjien suosituksia. Tietokonejärjestelmät helpottavat toimistotyötä, auttavat löytämään tarvitsemasi tiedot nopeasti. Yhdistäminen on kuitenkin tärkeää niissä, tietojen syöttämistä koskevien sääntöjen tiukka noudattaminen, muuten asiakirja voi kadota tietokantaan.
Vaihe 3
Osta perinteinen lokikirja painotalosta tai järjestä se itse A4-muistikirjaan. Tärkein vaatimus sille on haun helppous, selkeys ja täyttöaste. On kätevää pitää päiväkirja taulukon muodossa, jossa on seuraavat sarakkeet: 1. Rekisteröinti päivämäärä. Harkitse saapuvia kirjeitä saapumispäivänä ja lähetä ne illalla johtajalle harkittavaksi, ellei organisaatio ole ottanut käyttöön toista menettelyä; Rekisterinumero. Tämä dokumenttimääritelmä koostuu saapuvien asiakirjojen asiakirja-aineiston numerosta (organisaation asioiden hyväksytyn nimikkeistön mukaan) ja vastaanotetun kirjeen sarjanumerosta (kalenterivuoden alusta alkaen). Esimerkiksi "nro 01-12-273", jossa 01-12 on tapauksen nimikkeistön numero, 273 on kirjaimen yksilöllinen numero. Kaikki vastaanotettu kirjeenvaihto rekisteröidään kerran riippumatta myöhemmin vastaanotettujen kopioiden määrästä, mukaan lukien sähköiset kopiot; 3. Kirjeen kirjoittaja (organisaatio, henkilö), esimerkiksi "Vstrecha LLC" tai "Aluehallinto, apulaispäällikkö V. S. Sidorov" jne. 4. Asiakirjan aihe. Voit täyttää tämän sarakkeen tiedot kirjeen otsikosta tai muotoilla pääidea lyhyesti sen lukemisen jälkeen. Kirjoita niin, että myöhemmin voit helposti muistaa kyseessä olevan asiakirjan ja selittää sen kollegoillesi. Esimerkiksi "Liikennepalvelusopimuksen tekemisestä" tai "Tuloveroa koskevien tietojen toimittamisesta ennen 12.12.2011" jne. 5. Suorittaja. Täytä ruutu saatuasi managerin viisumin. Kirjoita vastauksen valmistavan henkilön nimi. Merkitse eräpäivä täältä. Korosta tai alleviivaa kiireelliseen kirjeeseen vastaamisen päivämäärä.6. Huomautuksia. Täällä voit tehdä muistiinpanoja johtajan tilauksen täyttämisestä tai ilmoittaa tärkeiden liitteiden olemassaolon kirjeessä tai merkitä työntekijöiden työssä olevien kopioiden määrän.
Vaihe 4
Täytä taulukko haluamallasi tavalla. Esimerkiksi asiakirjojen turvallisuutta peläten valitse urakoitsijan allekirjoitusta varten ruutu, kun vastaanotat kirjettä. Älä kuitenkaan ylikuormita päiväkirjaa ja itseäsi liian yksityiskohtaisilla merkinnöillä. Asiakirja sisältää kaikki tarvittavat tiedot, rekisteröintilomakkeet auttavat vain jäljittämään sen työn vaiheen.
Vaihe 5
Laita kaikkiin kirjeisiin erityinen leima, joka osoittaa kirjeenvaihdon tyypin - "Saapuva". Tulostuksen tulee olla asiakirjan ensimmäisen sivun oikeassa alakulmassa. Varmista, että tulosteet eivät ole päällekkäisiä tekstin kanssa. Syötä sarjanumero ja vastaanottopäivämäärä tulostusriville manuaalisesti.
