Eri instituutiot ovat kehittäneet omat vaatimuksensa tekstin suunnittelulle, mutta on olemassa kaikille yhteisiä perussääntöjä. Niitä käytetään oppilaitoksissa tutkintotodistusten ja muiden teosten kirjoittamisessa sekä virallisten asiakirjojen laatimisessa.
Virallisissa asiakirjoissa on parempi käyttää vakiofonttityyppiä ja -kokoa (Times New Roman tai Arial, koko - 14).
Tilat vaikuttavat merkityksettömiltä, mutta jos ne ovat oikeissa paikoissa, teksti näyttää mukavammalta ja merkitys on selvempi. Älä käytä välilyöntejä ennen pisteitä, pilkkuja ja muita välimerkkejä. Mutta heidät varmasti sijoitetaan heidän jälkeensä.
Käytä välilyöntiä erottaaksesi numero kaikista mittayksiköistä, olipa se tonni, senttimetri, prosenttimerkki (%) tai astemerkki.
Viiva ja yhdysmerkki sekoitetaan usein. Joten yhdysmerkki (lyhyt merkki, miinus) sijoitetaan kahden numeron (esimerkiksi 2-3) väliin, samoin kuin erotettaessa sanan osia (minkä tahansa minkä tahansa vuoksi). Merkin ja yhdysmerkin välisiä välilyöntejä ei koskaan käytetä.
Viiva (pitkä) sijoitetaan lauseen sanojen väliin, esimerkiksi sanan "tämä" eteen tai paikalle. Viiva erotetaan sanoista välilyönneillä.
On olemassa yleisiä sanalyhenteitä, kuten cm, km, kg jne. Pisteitä niiden jälkeen ei tietenkään tarvitse laittaa, ellei tämä ole lauseen loppu.
Kaikkien asiakirjojen vasemmalla puolella olevien marginaalien tulisi olla suurempia kuin muut, koska vasemmalla puolella asiakirjat tallennetaan kansioon.
Punaisen viivan sisennystä ja tavutusta ei aina vaadita, mutta niiden kanssa teksti näyttää kauniimmalta ja siistimmältä, siinä on helpompi navigoida.
On parempi asettaa otsikot lihavoituna tai isoin kirjaimin, tämä tekee myös asiakirjasta houkuttelevan.
