Liiketoiminnan kirjeenvaihdon monimutkaisuus on tuttua monille. Kun kirjoitat kirjallista vetoomusta toimittajillesi, ei pidä jättää huomiotta yhtä yksityiskohtaa. Hyvin kirjoitetun kirjeen mukaan se riippuu joskus siitä, miten suhteet yhtiöön kehittyvät.
Se on välttämätöntä
- Yritystiedot;
- vastaanottajan tiedot;
- yrityksen kirjeenvaihtoa koskevat säännöt;
- toimitussopimus;
- Venäjän federaation lainsäädäntö (siviililaki).
Ohjeet
Vaihe 1
Kun kirjoitat kirjettä toimittajalle, ensimmäinen vaihe on kirjoittaa leima, jossa ilmoitetaan yrityksen tiedot. Kasvottomalla kirjeellä ei voi olla mitään vaikutusta vastaanottajalle. Täytä organisaation nimi oikein, kirjoita tarvittaessa toimittajaan ottavan henkilön osasto ja asema. Organisaation tiedot tulee ilmoittaa kirjeen alussa ja lopussa. On oltava juridinen ja fyysinen osoite, puhelinnumero. Kirjoita myös kenelle tämä kirje on osoitettu.
Vaihe 2
Muista ilmoittaa, minkä asiakirjojen perusteella organisaatioiden välinen yhteistyö on voimassa. Joten vastaanottaja löytää nopeasti tarvittavat asiakirjat ja ymmärtää, mitä kirjeessä sanotaan.
Vaihe 3
Kohtele vastaanottajaa kunnioittavasti, jos tiedät nimen ja isänimen, on suositeltavaa nimetä vastaanottaja kirjeellä tällä tavalla. Ilmoita valituksen ydin kirjeen rungossa. Kaikki tarvittavat yksityiskohdat tulisi kuvata yksityiskohtaisesti, päivämäärinä ja tosiasioina. Lopeta kirjaimet viestillä siitä, mitä haluat toimittajalta. Kirjoita tarkasti ja osoitteellisesti vaatimukset, pyyntö, valitukset. On mahdotonta sallia epäselvyyttä siinä, mitä on sanottu, koska epäselviin lauseisiin voi seurata virheellinen reaktio.
Vaihe 4
Tilaa tekstin lopussa. Anna pyynnön päivämäärä, tarvitaan myös allekirjoitus. Useimmissa tapauksissa kirje toimittajalle on vahvistettu yrityksen sinetillä tai leimalla. Joillakin organisaatioilla on asetus, tarkista, onko organisaatiossasi sellainen.
Vaihe 5
Tulosta kaksi kopiota kirjeestä niin, että kirjeen teksti ja päivämäärä ovat käytettävissäsi milloin tahansa. Suosittelemme, että kopio tehdään lähteviin asiakirjoihin.
