Asiakirjojen asianmukainen varastointi on tärkeä osa toimistotyötä. Ennen kuin lähetät paperit arkistoon, ne on välitettävä. Tätä varten sinun on tiedettävä perussäännöt tapausten arkistoimiseksi.
Se on välttämätöntä
- - ylläs;
- - neula;
- - ankara lanka;
- - liima.
Ohjeet
Vaihe 1
Numeroi kaikki arkit mustalla lyijykynällä. Numero sijoitetaan oikeaan yläkulmaan. Sijoita asiakirjat aikajärjestykseen vanhimmasta alkaen. Jos kirjekuoria on liitetty asiakirjoihin, kirjoita kirjekuori ja sitten jokainen siinä oleva asiakirja.
Vaihe 2
Poista kaikki paperiliittimet ja muut metalliosat. Jos asiakirjassa ei ole arkistomarginaalia, liimaa siihen paperipala. Valmistele kaikki paperit ompelemista varten perustamalla neljä reikää ja asettamalla ne pahvikoteloon.
Vaihe 3
Asiakirjapaketit on kiinnitettävä puristimella, lävistetty yllällä tai porattava erityisellä laitteella asiakirjojen ompelemiseen. Ompele paperit pitkällä neulalla karkealla langalla, langalla tai teipillä irrottamatta kiinnikkeitä.
Vaihe 4
Oikea ompelu edellyttää, että neula siirretään takapuolelta reikään, joka on toinen peräkkäin, vie neula takapuolta pitkin ja palaa takaisin toiseen reikään. Sen jälkeen neula on tuotava ulos etupuolelle ja ommeltava toinen reikä, mutta jo ylhäältäpäin. Lanka vedetään ulos takaa ja sen kaksi päätä kiinnitetään siten, että langan pyrstö voidaan sulkea paperilla (jäljityspaperi).
Vaihe 5
Organisaation sinetti asetetaan langoille liimatulle paperille, ja virkamiehet (johtaja, pääkirjanpitäjä) myös allekirjoittavat. Pahvikansiin on liimattu luettelo asiakirjoista, jotka arkistoidaan nippuna. Siinä on ilmoitettava organisaation ja sen rakenneyksikön nimi, laitettava päivämäärä, ilmoitettava asiakirjojen säilytysaika ja arkistokoodi, jos se on hyväksytty organisaatiossasi.
