Lähtevät asiakirjat ovat virallisia kirjeitä, jotka organisaatio lähettää kolmansille osapuolille (toimittajille, kuluttajille, sääntelyviranomaisille jne.) Tai kollegoille muista kaupungeista. Pääsääntöisesti kahdella työntekijällä on vastuu kirjeenvaihdon käsittelystä: kääntäjä ja virkailija. Ensimmäinen vastaa tekstin valmistelusta ja hyväksymisestä. Toinen rekisteröi kirjeen, lähettää alkuperäisen määränpäähänsä ja tallentaa palvelukopion.
Tarpeellinen
- - yhtiön muoto;
- - tietokone, johon tekstieditori on asennettu;
- - lähtevien asiakirjojen rekisteröintipäiväkirja.
Ohjeet
Vaihe 1
Jos olet kääntäjä
Valmistele luonnos asiakirjaksi. Lähtevät kirjeet voivat olla ennakoivia ja reagoivia. Ensimmäisessä tapauksessa aloitat (aloitat) kirjeenvaihdon toisen organisaation tai tietyn henkilön kanssa mistä tahansa virallisesta asiasta. Vastauskirjeessä on oltava vastaanotettua pyyntöä vastaavat tiedot.
Vaihe 2
Tulosta kirje kahtena kappaleena organisaatiosi kirjelomakkeelle. Varmista, että asiakirjan yläosa, ns. "Otsikko", on muotoiltu oikein. Oikealla olevassa lomakkeessa olevien yrityksen tietojen lisäksi se sisältää vastaanottajan tiedot ja kirjeen otsikon.
Vaihe 3
Kirjoita vasempaan yläkulmaan sen henkilön nimi, nimikirjaimet ja sukunimi, jolle asiakirja on tarkoitettu, organisaation tai henkilön osoite. Tietojen määrittelymenettelyn tulisi olla täsmälleen sama, esimerkiksi:
"LLC" Volna ": n pääjohtajalle
I. I. Sidorov
Rabochaya st., 37, toimisto neljätoista, Saratov, 109235.
Vaihe 4
Lisää oikealle organisaatiosi tietojen alle kirjeen otsikko. Sen on oltava lyhyt, selkeästi tekstin sisältöä heijastava. Esimerkiksi: "Suunnitellusta rakennustarkastuksesta rakennuksen terveydentilasta" tai "Tietoja suurista korjauksista tarvitsevista taloista"
Vaihe 5
Aloita pääteksti osoittamalla vastaanottajalle ja ilmoittamalla syy, miksi tämä kirje hänelle lähetetään. Esimerkiksi:”Hyvä Ivan Ivanovich! Ilmoitamme sinulle vuokratun rakennuksen saniteettitilojen suunnitellusta tarkastuksesta 14. tammikuuta 2011”.
Vaihe 6
Jos lähtevään asiakirjaan on liitetiedostoja, listaa ne päätekstin jälkeen, esimerkiksi: “Liite 3 sivulle. yhdessä kappaleessa. Tekstin viimeisen sivun alaosassa on ilmoitettava asiakirjan laatija. Yleensä kirjeen kirjoittaja kirjoittaa sukunimensä, nimikirjaimet ja työpuhelimen pääkirjasinta pienemmäksi.
Vaihe 7
Tarkista kirje organisaatiosi päättäjiltä mihin tahansa suuntaan. Esimerkiksi kirjanpitäjä vahvistaa asiakirjat, joihin sisältyy varojen kulutus, ja asianajaja allekirjoittaa vastaukset verotoimiston pyyntöön. Kirjeen hyväksyneet organisaation työntekijät asettavat henkilökohtaisen allekirjoituksensa transkriptin tekstin lopussa olevaan toiseen kopioon päällikön viisumin sijainnin alle. Saatuaan tarvittavat hyväksynnät organisaation johtaja allekirjoittaa lähtevän asiakirjan.
Vaihe 8
Toimita sovittu ja allekirjoitettu asiakirja virkailijalle. Jos haluat säilyttää kopion, tulosta uusi kopio. Pyydä virkailijaa lisäämään siihen lähtevä numero.
Vaihe 9
Jos olet virkailija
Hyväksy lähettäjän lähtevä kirje. Tarkista tärkeimpien yksityiskohtien, hyväksymisviisumien, tekijää koskevien tietojen ja johtajan allekirjoituksen saatavuus ja oikeellisuus. Kiinnitä huomiota siihen, että kirjeessä on liitteitä.
Vaihe 10
Tallenna asiakirjan tiedot lähtevään postilokiin. Jos organisaatiosi on siirtynyt sähköiseen asiakirjojen hallintaan, toimi tietokannan ylläpitoa koskevien ohjeiden mukaisesti. Perinteiselle paperirekisterille ei ole tiukkoja rekisteröintisääntöjä. Käytännössä käytetään kuitenkin useimmiten seuraavien sarakkeiden taulukkoa:
- päivämäärä;
- lähtevän asiakirjan numero
- vastaanottaja
- yhteenveto (otsikko)
- asiakirjan laatija
- merkintä.
Vaihe 11
Lähtevä numero muodostetaan seuraavasti. Määritä ensin sen kansion varastoluettelonumero, johon lähtevien viestien kopiot tallennetaan. Kirjoita tietyn kirjaimen sarjanumero viivan tai kauttaviivan kautta. Saat: "01-14-256" tai "01-14 / 256", missä 01-14 on tapauksen numero, 256 on asiakirjan numero.
Vaihe 12
Syötä lähtevä numero lomakkeen erityisriville. Muista ilmoittaa vastauskirjeessä myös saapuvan asiakirjan numero, johon se on liitetty. Sulje kirjeen ensimmäinen kappale (ilman hyväksyntäviisumia) kirjekuoreen ja lähetä se vastaanottajalle. Tee kopio asiakirjasta asianmukaiseen tiedostokansioon.
