Toimiston sihteeri hoitaa myös lähetystoimintoja. Hänen kauttaan käydään ensisijaisia kontakteja ja virallista puhelinviestintää. Ensimmäinen vaikutelma yrityksestäsi, jonka sinuun yhteydessä oleva henkilö saa, riippuu siitä, kuinka pätevästi ja ammattimaisesti sihteeri kommunikoi puhelimessa. Siksi sihteerin on tiedettävä liiketoiminnan etiketti voidakseen vastata puheluihin.
Ohjeet
Vaihe 1
Hallitse aina tunteita ja mielialaa. Ei ole väliä kuinka hauskaa tai surullista oletkin, kun otat puhelimen vastaan, sinun on oltava huomaamaton ja liikemielinen. Äänesi tulee olla tasainen, rauhallinen ja hyväntahtoinen. Jos sinulla on kiire lähestyä ja hengästyneesi, ota muutama syvä hengitys ja uloshengitys ennen tervehdyksen lausumista, jotta hengityksesi normalisoituu.
Vaihe 2
Kun saat puhelun, aloita keskustelu aina ensin odottamatta, mitä luurin toinen pää kertoo. Tämän pitäisi olla tavallinen esittely ja tervehdys. Sano hei ja nimeä yritys, jolle keskustelukumppanisi kutsui. Jos hän ei esittäytynyt, pyydä anteeksi, kysy kenen kanssa puhut.
Vaihe 3
Tutustu yritykseesi kuuluviin asioihin ja toimintoihin, jotka tietyt asiantuntijat ratkaisevat, jotta asiakkailta ja asiakkailta tulevat puhelut voidaan siirtää oikein. Kun siirrät puhelua, kerro sen asiantuntijan nimi ja sukunimi, jonka kanssa olet yhteydessä puhelinkeskusteluosi. Kerro soittajalle nimi ja kysymys, johon hän käänsi puhelun. Älä ota konsultin tehtäviä, vaikka pystytkin tekemään sen hyvin, anna henkilön ratkaista ongelmansa asiantuntijoiden kanssa, joilla on siihen valtuudet.
Vaihe 4
Voit antaa taustatietoja, jos tällaisia kysymyksiä ilmenee: yrityksen koko nimi, johtajan, hänen sijaistensa ja osastopäälliköiden sukunimi, etunimi ja isänimi, toimiston osoite. Tee ja sovi johtajan kanssa erillinen luettelo henkilöistä, joille hän on aina vapaa.
Vaihe 5
Pidä puhelulokia. Kirjoita ylös kaikki, mitä sinua pyydetään välittämään, älä luota muistiin, jotta et unohda mitään tärkeää. Kaikki tiedot on toimitettava niille, joille ne on tarkoitettu. Määritä yrityksen nimi tai soittavan henkilön etu- ja etunimi, kirjoita puhelinnumero, johon voit soittaa, puhelun päivämäärä ja kellonaika.
