Sihteeri järjestää, jakaa ja varmistaa johtajan toiminnan. Ensinnäkin se on avustaja erilaisissa organisaatiokysymyksissä. Tällainen työ edellyttää nopeaa vaihtamista työtyypistä toiseen.
Sihteerillä on paljon tehtäviä, mutta ne yhdistää yhteinen tavoite: antaa johtajalle maksimaalista apua työssään ja säästää aikaa. Sihteerin tulee työskennellä asiakirjojen, puhelimen, faksin, vastaanottaa ja jakaa puheluja, kommunikoida kävijöiden kanssa, järjestää kokouksia, kokouksia, työmatkoja johdolle.
Sihteerin tehtävät
Usein pienissä organisaatioissa sihteerille uskotaan myös virkailijan tehtävät. Näitä ovat virallisten asiakirjojen ylläpito ja hallinta, asiakirjojen valmistelu, liikenteen ja heidän kanssaan tapahtuvan toiminnan järjestäminen, kirjanpito ja varastointi.
Jos määrä ei ole liian merkittävä, sihteeri vastaa siitä. Jos määrät ovat hyvin suuret, otetaan käyttöön virkailijan asema, mikä vaatii erityiskoulutusta. Sihteerin päätoiminta on toimistolaitteiden ja asiakirjojen käsittely. Vaaditaan huolellisuutta ja tarkkuutta.
Vieraiden kielten tuntemisesta tulee hallitseva kohta. Ansioluetteloa laadittaessa on pakollista ilmoittaa taitotaso niissä.
Koulutuksen ei pitäisi välttämättä poiketa erityisalaltaan. Välttämätön ehto on kuitenkin sen ydin, joka liittyy kykyyn analysoida tietoja, löytää lähestymistapa ihmisiin.
Henkilökohtaisissa ominaisuuksissa ei ole turhaa mainita rauhaa, organisaatiota ja sosiaalisuutta. Sihteeri on yrityksen kasvot. Asema on melko vastuullinen.
Vastuu sisältää puheluiden jakamisen, vierailijoiden tapaamisen. Sihteerityötä pidetään yleisesti uraportaiden alkuvaiheena. Mutta tällaiselle ponnahduslaudalle tarvitaan melko korkea koulutus.
Sihteerin ulkonäkö on yrityksen käyntikortti. Vastuu voi rajoittua yksinomaan kahvin tarjoiluun ja puheluiden vastaanottamiseen, mutta se todennäköisesti laajenee kriittisten asiakirjojen laatimiseen ja virkistämisen järjestämiseen johdolle ja hänen perheelleen.
Siksi on tärkeää mainita saavutukset ansioluettelossasi. Tämä on pakollista, vaikka edellinen työpaikka olisi ollut kuriiri. Saavutusraportointi antaa potentiaaliselle työnantajalle ymmärryksen siitä, että työnhakija osaa kartoittaa työnsä työpaikalla, sekä taidon tuoda esiin kokemuksen keskeiset kohdat.
Menestykset
Saavutukset ovat aina ohjeellisia, koska ennakoivat ja tuottavat työntekijät kiinnostavat kaikkia työnantajia. On parasta ilmoittaa saavutuksista tiettyjen lukujen tai tosiseikkojen avulla.
Riittää, kun mainitaan muutama keskeinen kohta, mutta todella merkittävä ja tärkeä. Tämän avulla voit korostaa pääasiaa ylikuormittamatta osaa valtavalla määrällä tietoa. Kun luetellaan tärkeimpiä saavutuksia, on korostettava, mitä hyötyä tai hyötyä yritys on saanut.
Esimerkiksi osoittamalla menestystä voit lopettaa lauseen lauseella, että toteutus on vähentänyt yrityksen kustannuksia tietyllä prosentilla. On tärkeää kuvata saavutuksesi oikein. Sinun ei pitäisi muuttaa ansioluettelostasi työnkuvan näköiseksi. Vaikka tätä asiakirjaa käytettäisiin kokemuksen kuvaamisen perustana, on järkevää tarkistaa huolellisesti kaikki sanamuodot.
Joskus onnistumisia kuvataan ensimmäisellä henkilöllä. Tämä sanamuoto on hieman ristiriidassa yleisen jatkokäsitteen kanssa. Parempi pidättäytymään niiden käytöstä. Kätevämpiä ja perustellumpia ovat vaihtoehdot "toteutettiin", "strategia toteutettiin … mikä tarjosi …" ja niin edelleen.
Voit viitata mihin tahansa merkittävimpään menestykseen ansioluettelosi mukana lähetetyssä saatekirjeessä. Luettuaan tällaisen viestin työnantaja tai johtaja haluaa varmasti tutustua liitteenä olevaan asiakirjaan.
Esimerkkejä ja suosituksia
Heidän saavutuksensa voivat olla jopa rutiinityötä. Niiden joukossa on eniten voittavia:
- useiden tarkastusten onnistunut läpäisy;
- asiakirjavirran nopeuttaminen yrityksessä ottamalla käyttöön ja kehittämällä sähköinen tietokanta yhdessä ohjelmointiosaston kanssa;
- suuren yrityksen onnistuneen siirtymisen järjestäminen versiosta 7.7 "1C: Enterprise" versioon 8.3;
- suunnitteluosaston tehokkuuden lisääminen ottamalla käyttöön laskutoimitusten automatisointi, mikä varmisti kaksinkertaisen vähentämisen ekonomistien henkilöstössä.
On tärkeää kuvata, mitä on todella saavutettu. Pääkirjanpitäjän menestystä ei pidä selittää, jos hänen vastuunsa eivät kuuluneet suoritettuihin tehtäviin. Ja joissakin tapauksissa toiminnan tyypin muuttamisen yhteydessä on välttämätöntä tuoda voitot lähemmäksi uusia urakehityksen tehtäviä.
Ammatilliset saavutukset osoittavat toiminnan aikana toteutuneet tehtävät ja tavoitteet. Ne voivat olla seurausta tarvittavien ominaisuuksien ilmenemisestä. Johtajalle tämä tarkoittaa paljon.
Joten onnistuneiden vaihtoehtojen joukossa voi esiintyä:
- yhtiön ylimmän johdon työn koordinointi;
- sopimusten valmistelu, tarvittavat asiakirjat allekirjoittamista varten;
- puheluiden vastaanottaminen jakelun kanssa;
- kirjeenvaihdon lähettäminen, vastaanottaminen ja rekisteröinti;
- vieraiden tapaaminen ja koordinointi;
- avustaminen ja yritystapahtumien järjestäminen;
- Matkatuki;
- johtajan hallinnollinen tuki;
- tarjoamalla kaiken tarvittavan täydelliseen toimintaan;
- siivous- ja kuriiripalvelujen toiminnan koordinointi;
- stressinkestävyys ja konfliktittomuus, erinomaiset viestintätaidot;
- miellyttävä tyylikäs ulkonäkö;
- taito käyttää toimistolaitteita;
- kyky työskennellä luottamuksellisten tietojen kanssa;
- PC: n, MS Office Excelin, MS Office Wordin, MS Office Power Pointin, MS Office Accessin, MS Outlookin ja muiden sähköpostin, "Consultant Plus", Lotus -ohjelmien hallussapito edistyneen käyttäjän tasolla
Onnistuneista jatko-esimerkkeistä ovat esimerkit, jotka tunnistavat ja suorittavat vastuut. On myös järkevää ilmoittaa mahdolliselle työnantajalle syistä, joiden vuoksi virallista työsuhdetta ei tehty aikaisemmin.
Saavutusten osoittamisen merkitys
Vaihtoehto tarvittavien ominaisuuksien onnistuneesta osoittamisesta hakijaa koskevien vaatimusten perusteella voi olla seuraava:
- toimisto-elämän järjestäminen: veden, kahvin, paperitavaroiden tilaaminen, toimistolaitteiden korjauksen, siivouksen järjestäminen;
- asiakirjojen käännös, mukaan lukien tekninen;
- työ toimistolaitteiden kanssa;
- asiakkaiden neuvonta yrityksen palveluissa;
- VIP-asiakkaiden kokousten järjestäminen;
- tarjoaa miellyttävän ja mukavan työympäristön.
On järkevää ilmoittaa todelliset syyt syistä poistua edelliseltä työpaikalta. Esimerkiksi työ ilman virallista rekisteröintiä siviilityösopimuksen nojalla. Vastaava asiakirja on liitettävä.
Seuraavat vaihtoehdot ovat sallittuja: ehdotuksia tarkasteltaessa objektiiviset syyt eivät johtaneet työllisyyteen;
- tulevan työpaikan suuri etäisyys asuinpaikasta (sinne on hankalaa päästä);
- ilmoituksessa todettu epäjohdonmukaisuus;
- läpinäkymättömät maksuehdot;
- TC: n noudattamatta jättäminen;
- uudelleenkoulutus, sapattivapaa, perhetilanne.
Ammatillisten taitojen ja kykyjen luettelossa ilmoitetaan ne, jotka edistävät saavutuksia. Tämä voi olla puheluihin vastaamista, niiden rekisteröimistä ilmoittamalla esimiehelle, työsuunnitelman laatimista pomolle, tehtävien suorittamista, huoltotietojen laatimista, kaikkien asiakirjojen käsittelyä.
On erittäin hyvä mainita kokemus johtajan toimeksiantojen antamisesta työntekijöille ja heidän toteutuksensa seuraamisesta, urakoitsijoiden löytämisestä yksittäisiin tehtäviin, johtajan työpaikalle toimittamiseen tarvittavat välineet toimistotarvikkeiden, laitteiden muodossa, mikä helpottaa pyyntöjen nopeaa käsittelyä ja työntekijöiden ehdotukset, arkistojen ylläpito tiedostoista ja asiakirjoista, heidän turvallisuutensa varmistaminen, siirto arkistoon, työmatkojen järjestäminen päällikölle, lento- ja rautatielippujen tilaukset, hotellien varaus.
Ammatillinen saavutus ansioluettelossa on tärkeä osa sitä. Älä koskaan unohda sitä kirjoittaessasi ansioluetteloa itse ja toivoen saavansa suotuisan vaikutelman työnantajalle. Työkokemuksesta he todella erottavat ansiot, osallistumisen projekteihin, tehtävien toteuttamisen, jatkokoulutuksen. Mahdollisia saavutuksia voidaan korostaa millä tahansa toiminta-alueella.
Älä ole ujo kohteliaisuudesta itsellesi hieman. Tämä auttaa tekemään ansioluettelosta mielenkiintoisen työnantajalle. Tällöin kutsu haastatteluun ei pidä sinua odottamaan.
