Kokoukset ovat olennainen osa liike-elämää. Se on työkalu seurantaan, hallintotavoitteiden asettamiseen ja palautteen toteuttamiseen. Kokouksessa tehdään raportteja ja annetaan tietoja nykytilasta. Sen osallistujilla on mahdollisuus keskustella keskenään ja lopulta tehdä tarvittavat päätökset annettujen tehtävien onnistuneelle suorittamiselle.
Ohjeet
Vaihe 1
Määritä kokouksen tarkoitus. Sen osallistujat voivat kokoontua esimerkiksi vaihtamaan alustavaa keskustelua, kuuntelemaan tilannekatsausta, laatimaan suosituksia ongelmien ratkaisemiseksi tai hyväksymään nämä asiat. Kokouksen aiheen tulisi kiinnostaa kaikkia kokouksen osanottajia.
Vaihe 2
Tee kokouksen esityslista. Siinä ilmoitetaan luettelo kysymyksistä, jotka on kuultava ja joista on keskusteltava sen aikana. Ainoastaan niistä asioista, joita ei voida ratkaista toimintakunnossa, tulisi keskustella. Lähetä kokouksen alustava esityslista kaikille osallistujille ja kuuntele heidän toiveitaan ja kommenttejaan kokouksen aiheesta ja esityslistasta. Mukauta esityslistaa ottaen huomioon ilmaistut toiveet.
Vaihe 3
Päätä kokouksen paikka, aika ja tapa. Nimeä puhujat ja yhteyspisteet jokaiselle esityslistan kohdalle. Pyydä juontajaa esittämään tiivistelmänsä etukäteen. Määritä kokouksen aikataulu, ilmoita aika, jonka varataan kunkin asian käsittelyyn. Lähetä lopullinen kokouksen esityslista ja esityslista kaikille osallistujille.
Vaihe 4
Lähetä tarvittaessa osallistujille tiivistelmät kokouksessa esitettävistä raporteista, päätösehdotukset, tiedotteet ja analyyttiset materiaalit.
Vaihe 5
Harkitse kysymystä siitä, miten parhaiten istua osallistujia kokoukseen, jotta konfliktitilanteiden mahdollisuus voidaan minimoida. Psykologit ovat huomanneet, että useammin ihmiset, jotka istuvat vastakkain, joutuvat konflikteihin ja riidoihin, harvemmin ne, jotka istuvat vierekkäin. Harkitse tätä tekijää.
Vaihe 6
Tunnista puheenjohtaja, joka pystyy johtamaan kokouksen siten, että kaikki asiat ratkaistaan optimaalisella tavalla ja mahdollisimman lyhyessä ajassa. Tätä varten hänen on tehtävä rakentavia päätöksiä jokaiselta kokouksen osanottajalta ja tehtävä keskustelusta liike-elämän.
Vaihe 7
Varmista kokousohjelman tiukka toteutusjärjestys, ja se onnistuu varsin hyvin ja siinä tehdyt päätökset ovat tehokkaita.
