Konferensseja järjestävät yritykset haluavat saavuttaa erilaisia tavoitteita. Joillekin tämä on tärkein liiketoimintaprosessi, joku asettuu teollisuuden johtajaksi, ja konferenssi voi turvata tämän aseman hänelle. Jotkut pitävät konferenssia tärkeänä osana yrityksen perinteitä. Samanaikaisesti kukaan järjestäjä ei halua pilata omaa konferenssiaan, vaan että se pidetään tylsässä ilmapiirissä ja kerää pieni määrä osallistujia.
Ohjeet
Vaihe 1
Kirjoita konferenssin visio ja konsepti paperille. Luo lyhyt kuvaus tapahtumasta kutsuna yhteistyöhön.
Vaihe 2
Muodosta järjestelytoimikunta, jossa tulisi ottaa huomioon seuraavat alueet: hallinto (valitse järjestelytoimikunnan johtaja), ohjelma, mainonta, markkinointi, yhteistyö kumppaneiden kanssa, organisatoriset asiat, logistiikka ja rahoitus, myynti ja työskentely osallistujien kanssa.
Vaihe 3
Valmista asiakirja, josta käy selvästi ilmi, mihin aikaan tiettyjä tuloksia voidaan saavuttaa. Tämän asiakirjan tulisi myös heijastaa mihin suuntiin nämä tulokset tulisi saada.
Vaihe 4
Tee luettelo haluamistasi puhujista ja pääse heidän periaatteeseen.
Vaihe 5
Kehitä tilat kumppaneillesi. Luettele kaikki mahdolliset kumppanit ja saat heidän periaatteellisen suostumuksensa.
Vaihe 6
Tee luettelo mahdollisista osallistujista ja aloita kutsujen lähettäminen.
Vaihe 7
Etsi kokoushuone.
Vaihe 8
Pidä tapaaminen rekisteröinnin käsittelystä vastaavan henkilön kanssa.
Vaihe 9
Kirjoita lehdistötiedote (erityinen tiedotusviesti, joka sisältää uutisia tästä organisaatiosta, mainitsemalla asiantuntijoiden, kumppaneiden, sijainnin).
Vaihe 10
Valmista bannerit, videot, haastattelut, mallipohjat esityksiä varten, äänitallenteet mahdolliseksi sen myöhempi julkaiseminen Internetissä avoimilla resursseilla.
Vaihe 11
Lähetä uutiskirje joka toinen viikko rekisteröidyille osallistujille, ja oleellisia tietoja siitä, kuinka paljon ohjelmaa on täydennetty asiantuntijoilla ja mitä muutoksia tai uusia tapahtumia on tapahtunut. Anna ihmisille tilaisuus seurata tapahtuman valmisteluja, kutsua muita kiinnostuneita kumppaneiksi, pyytää heitä levittämään tietoja tulevasta tapahtumasta.
