On tapana kutsua konferenssi laajennetuksi kokoukseksi, johon osallistuu useiden organisaatioiden edustajia. Konferenssit voivat olla osastollisia, alakohtaisia, alueellisia, alueiden välisiä, kansainvälisiä. He keskustelevat erilaisista, mutta temaattisesti liittyvistä ongelmista. Joissakin tapauksissa konferenssin päätös määrää organisaation kehitysstrategian. Jokainen koulutettu henkilö voi pitää tällaisen tapahtuman, mutta jotkut näkökohdat on otettava huomioon.
Välttämätön
- - lista osallistujista;
- - yhteenveto puheista
- - visuaaliset materiaalit
- - tekniset välineet.
Ohjeet
Vaihe 1
Tee luettelo osallistujista. Yleensä puhujille ilmoitetaan tulevasta konferenssista etukäteen, heidän on vahvistettava suostumuksensa ja ilmoitettava raporttien aihe. Joskus olosuhteet edellyttävät raporttien tai ainakin yhteenvedon toimittamista. Tutustu materiaaleihin.
Vaihe 2
Päätä säännöt. Se riippuu konferenssin kestosta, puhujien lukumäärästä ja työskentelymuodoista. Suunnitellaanko vain täysistuntoja vai pidetäänkö osa työstä jaksoissa? Toisessa vaihtoehdossa voidaan varata enemmän aikaa raporteille.
Vaihe 3
Muista varata aikaa yhteisesittelyihin ja kysymyksiin vastaamiseen. Päätä kysymysten muoto. Osallistujat voivat kysyä heiltä suullisesti heti esityksen jälkeen. Sitten sinun tulisi huolehtia lisämikrofoneista. Kysymyksiä voidaan lähettää myös kirjallisesti, sitten sinun täytyy miettiä paikkaa, johon kuuntelijat laittaa nuotit. Voit valmistella joitain kysymyksiä etukäteen.
Vaihe 4
Tee esityslista. Puhejärjestys voi olla erilainen, se riippuu aiheesta, mutta joka tapauksessa on parempi keskustella yleisistä asioista konferenssin alussa ja siirtyä sitten yksityiskohtiin. Tee puolentoista tai kahden tunnin työtuntien jälkeen lyhyt tauko (kannattaa järjestää kahvitauko) ja keskellä pitkä tauko, jonka aikana osallistujat voivat rentoutua ja syödä lounasta. Jos konferenssi on lyhyt (esimerkiksi uudelleenvalinta), pitkiä taukoja ei tarvita.
Vaihe 5
Tarkista teknisten välineiden kunto. Tarkista tietokone ja videosoitin. Kysy esittäjiltä, mitä laitteita he tarvitsevat ja mitä ohjelmia siellä pitäisi olla. Pyydä esittäjiä toimittamaan visuaalisia tietoja ennen konferenssia. On erittäin hyvä, jos tietokoneella työskentelevällä henkilöllä on luettelo milloin esitys pidetään. Tarkista ennen konferenssia, ovatko kaikki puhujat saapuneet, onko aiheessa muutoksia.
Vaihe 6
Ajattele avauspuhetta. Sinun on sanottava muutama tervetuloa sana osallistujille, selitettävä tapahtuma, johon konferenssi on omistettu, menettely, säännöt. Anna ennen raportointi- ja vaalikonferenssin alkua puheenvuoro laskentatoimikunnan puheenjohtajalle, jonka on sanottava, kuinka monta edustajaa oletettiin ja kuinka monta on läsnä. Jos puuttuu vähän, ehdottaa tapahtuman aloittamista. Joskus on tällä hetkellä tarkoituksenmukaista laulaa valtion tai kansainvälisen järjestön hymni. Tarjoa valita puheenjohtaja, sihteeri, laskenta- ja toimituskomissio. Monissa tapauksissa luettelot voidaan valmistaa etukäteen. Lisäksi tapahtumaa voi johtaa puheenjohtaja, joka ilmoittaa esityslistaluonnoksen (on parempi kirjoittaa ja tulostaa se ennen alkua). Ensin luonnos hyväksytään, sitten siihen tehdään muutoksia ja lisäyksiä, minkä jälkeen esityslista hyväksytään kokonaisuudessaan.
Vaihe 7
Konferenssin aikana esittäjän on jatkuvasti oltava huoneessa riippumatta siitä, onko hän puheenjohtaja vai ei. Hän päättää organisaatiokysymykset niiden syntyessä. Jos sinun on vielä lähdettävä, anna vastuusi jollekin samanmielisiltä ihmisiltä.
Vaihe 8
Konferenssi päättyy yleensä jonkinlaisen päätöksen tekemiseen. Puheenjohtaja lukee luonnoksen tekstin, yleisö tekee muutoksia ja lisäyksiä, toimitustoimikunta esittelee ne, minkä jälkeen päätös hyväksytään.
