Konferenssi missä tahansa organisaatiossa on erittäin tärkeä tapahtuma. Se vaatii huolellista valmistelua ja moitteetonta toteutusta. Kaikki vivahteet voivat pilata yrityksen vaikutelman. On olemassa perusperiaatteita, jotka tulisi ottaa huomioon onnistuneen konferenssin järjestämisessä.
Tarpeellinen
Paperi, Internet, raha
Ohjeet
Vaihe 1
Aseta itsellesi selkeä tavoite. Miksi tarvitset tätä konferenssia? Mitä lopulta haluat saada? Konferenssin tarkoituksena voi olla tarjota yritykselle luotettavia liikekontakteja, parantaa sen imagoa, löytää sijoittajia jne. Tästä riippuen valitaan tietty suunta, jota tulisi noudattaa koko tapahtuman valmistelun ja pitämisen ajan. Muista, että tavoitteen on oltava saavutettavissa, mitattavissa ja reaaliaikaisilla ominaisuuksilla.
Vaihe 2
Anna tapahtumalle nimi. Jos se ei ole ensimmäinen kerta, älä unohda ilmoittaa numerointia. Nimen tulisi olla kirkas, tarttuva, kiehtova. Kohdeyleisönne tulisi olla kiinnostunut konferenssista.
Vaihe 3
Määritä selkeä kohdeyleisö. Jopa täydellisesti valmistellulla ja järjestetyllä konferenssilla ei voi olla vaikutusta, jos kutsut siihen väärät ihmiset. Kysy itseltäsi, kenen pitäisi puhua, kenen mielipiteen tulisi kuulla, miten tämä tapahtuma voi kiinnostaa vieraita. Yritä selvittää, missä ja miten parhaiten kommunikoida potentiaalisen kohdeyleisön kanssa, mikä vaikuttaa oikeisiin ihmisiin tekemään päätöksiä osallistumasta järjestämääsi tapahtumaan.
Vaihe 4
Päätä konferenssin aika ja paikka. Suurin osa konferensseista pidetään arkisin (paitsi perjantaina), ellei pidempää tapahtumaa ole suunniteltu. Paikka määrää suurelta osin koko mielipiteen tapahtumasta kokonaisuutena. Vieraiden asenne konferenssiin muodostuu myös silloin, kun he vain etsivät kokoushuonetta tai hotellia. Siksi kuvaile reitti mahdollisimman yksityiskohtaisesti, aseta kyltit, jos mahdollista.
Vaihe 5
Ilmoita konferenssi. Valitse media, jota kohdeyleisösi puhuu useimmin. Sijoita niihin tulevaa tapahtumaa koskevia mainoksia tai artikkeleita. Lähetä kutsut kaikille kiinnostuneille vieraille. Olipa kyseessä uutiskirje tai värikäs uutiskirje, se on sinun tehtäväsi. Ilmoita kutsussa kokouspaikka, -aika, -nimi ja -suunta.
Vaihe 6
Kerää valiokunta, joka tarkastelee kaikki vastaukset ehdotukseesi ja valitsee mielenkiintoisimmat ja olennaisimmat ehdotukset. Sen jälkeen on mahdollista aloittaa tapahtuman ohjelman muodostaminen.
Vaihe 7
Jaa vastuut tiimissä. Joku on vastuussa kommunikoinnista vieraiden kanssa, joku päättää kaikista asioista tiedotusvälineiden kanssa, joku johtaa tapahtumaa jne. Tarjoa lisää puhujamateriaaleja kaikille konferenssin osallistujille. Tarkista kaikki varusteet ennen tapahtumaa.
Vaihe 8
Jos huomaat, että aika loppuu, aseta aikaraja kullekin esitykselle ja kysymysten lukumäärälle. Pyydä yleisöä esittämään puhujille muita kysymyksiä tapahtuman jälkeen.
