Selittävä huomautus on virallinen käyttöön tarkoitettu tiedote, jonka laatii alainen ja joka osoitetaan välittömälle esimiehelle. Pääsääntöisesti selittävissä huomautuksissa on tosiasiallista tietoa, joka selittää työntekijän toiminnan, mikä on ristiriidassa työn kurinalaisuuden kanssa. Joten työntekijän, joka ei ilmesty työhön sairauden takia, on laadittava vastaava muistio johtajalle.
Ohjeet
Vaihe 1
Kun kirjoitat selittävää huomautusta, pidä mielessä, että sen teksti voi olla mielivaltainen, mutta yleisen suunnittelun on oltava yleisesti hyväksytyn standardin mukainen. Tarkista yrityksen kirjanpito-osastolta, onko organisaatiolla erityisiä vaatimuksia tällaisille asiakirjoille. Kysy, onko sinun rekisteröitävä muistiinpano.
Vaihe 2
Kirjoita valkoiselle A4-kokoiselle arkille (jos yrityksellä on vakiolomake selittävälle huomautukselle, käytä sitä) tai kirjoita otsikkoon (otsikko) käsin sen johtajan asema ja täydellinen nimi, jolle selitys on osoitettu, kirjoita tietosi alla samassa muodossa. Kirjoita arkin keskelle asiakirjan nimi: Selittävä huomautus ja jatka sitten pääosan täyttämistä.
Vaihe 3
Ilmoita muistiinpanon ensimmäisessä osassa tapauksen tosiasiallinen osa, nimittäin sellaisen ja sellaisen määrän puuttuminen työpaikalta (tai sellaiselta toiselle sellaiselle ja sellaiselle). Kuvaile toisessa osassa syy työkurin rikkomiseen: lääkärin käynti, ambulanssin kutsuminen kotiin, sairaalahoito ja niin edelleen. Ilmoita taudin nimi. Eettisten normien mukaan sinun ei tarvitse mennä yksityiskohtiin, mutta yleisnimen on oltava läsnä, esimerkiksi: virusinfektio, krooninen maha-suolikanavan sairaus, autoimmuunisairaus, syöpä.
Vaihe 4
Tee sairauslomakkeen loppuun merkintä, että liitteenä on asiakirjatodiste sanoistasi (sairausloma). Jos poissaolon syy työpaikalta oli lapsen sairaus, liitä myös hänen sairausloma selittävään huomautukseen. Jos vaadittua asiakirjaa ei ole käsillä, kuvaa syy sairausloman puuttumiseen ja ilmoita päivämäärä, jolloin tämä lomake toimitetaan kirjanpito-osastolle. Lisää muistiinpanoon numero ja käsinkirjoitettu allekirjoitus, vaikka teksti itse kirjoitettaisiin tietokoneella. Näytä muistiinpano sihteerille, missä sille annetaan rekisteröintinumero.
