Tiimikokous voi olla tehokas tapa analysoida erilaisia työtilanteita, myös konfliktitilanteita. Siinä keskustellaan julkisesti kiistanalaisista kysymyksistä ja tehdään kutakin työntekijää sitovia päätöksiä. Kollektiivista kokousta tulisi edeltää paljon valmistelutyötä.
Ohjeet
Vaihe 1
Muotoile kokouksen pääaihe. Yleensä kollektiivinen kokous pidetään yhdessä ajankohtaisessa asiassa. Tämä voi olla esimerkiksi analyysi organisaation vuoden työstä tai siirtyminen lyhennettyyn työaikaan.
Vaihe 2
Ajattele asialistasi. Sen kohdat ovat erityiskysymyksiä, joista on keskusteltava. Niitä tulisi olla vähintään kaksi ja enintään viisi. Järjestä kysymykset tärkeyden alenevassa järjestyksessä. Jos kokouksen aihe on melko laaja, aseta”Sekalaiset” viimeiseksi esityslistalle. Täällä voit poiketa hieman pääaiheesta ja keskustella pienistä ongelmista, jotka ovat huolestuneita tiimille tällä hetkellä.
Vaihe 3
Valmista kaiuttimet. Osaavan työntekijän, jonka mielipidettä pidetään tiimissä arvovaltaisena, tulisi puhua jokaisesta kokouksen esityslistan kohdasta. Varoita häntä tulevasta raportista 1-2 viikkoa etukäteen, jotta henkilö voi rauhallisesti miettiä viestiään. Keskustele 2-3 päivää ennen kokousta jokaisen puhujan kanssa, varmista, että hänen puheensa teksti on valmis ja vastaa ilmoitettua aihetta.
Vaihe 4
Valmista kokoushuone. On hyvä, jos organisaatiollasi on kokoushuone tai muu kokoushuone. Muussa tapauksessa käytä suurinta mahdollista tilaa. Kokouksen päivänä on oltava riittävästi tuoleja asennettuna ja projektori, tietokone ja mikrofoni kytkettyinä ja pystytettyinä, jos sellaisia on. Voit myös järjestää etukäteen jokaiselle kokouksen osanottajalle erityiskansiot keskusteltavista asiakirjoista.
Vaihe 5
Ilmoita kaikille työntekijöille kokouksen päivämäärä, aika ja paikka. Käytä yhtä perinteisistä tavoista: julkaise tiedot ilmoitustaululle, lähetä sähköposti, soita rakenteellisten osastojen johtajille, keskustele henkilökohtaisesti jokaisen työntekijän kanssa. Valintasi riippuu yrityksen perinteistä ja työntekijöiden määrästä.
Vaihe 6
Rekisteröi osallistujia ennen kokouksen aloittamista. Liität tämän luettelon myöhemmin protokollaan. Aloita kokous työntekijöille suunniteltua ja ilmoitettua aikaa. Älä odota myöhässä saapuvia, näytä tapahtuman merkitys ja vakavuus.
Vaihe 7
Ilmoita kokouksen pääaihe ja siellä käsiteltävät asiat. Pyydä ryhmää valitsemaan kokoukseen puheenjohtaja ja sihteeri. Pääsääntöisesti organisaation johtaja tai hänen sijaisensa valitaan puheenjohtajaksi ja virkailija tai toimistopäällikkö sihteeriksi. Puheenjohtaja johtaa kokouksen, ylläpitää järjestystä ja noudattaa sääntöjä. Sihteerin tehtäviin kuuluu yksityiskohtaisen pöytäkirjan pitäminen: puhujien puheiden, kysymysten, keskustelujen ja ehdotusten tallentaminen.
Vaihe 8
Pysy vakiintuneessa puheaikataulussa, muuten kokouksessasi on riski, että se venyy keskiyöhön asti eikä tee koskaan päätöksiä. Pääpuhujilla on pääsääntöisesti käytössään 15–20 minuuttia, mutta enintään 30. Toissijaisissa asioissa puhujien tulisi olla 10-15 minuutin sisällä. Osallistujan puhe yleisöltä on rajoitettu 2-3 minuuttiin. Voit vastata kysymykseen enintään 5 minuuttia. Jos aika ylittyy, muistuta tiukasti säännöistä.
Vaihe 9
Kun kokouksen esityslista on ratkaistu ja kaikki ovat pitäneet puheen, tee yhteenveto kokouksesta lyhyesti. Jos tärkeitä päätöksiä on tehty, niiden luonnos tulee lukea ääneen kaikille läsnäolijoille.
Vaihe 10
Kahden päivän kuluessa kokouksesta on laadittava pöytäkirjan lopullinen versio ja tehdyt päätökset. Kokouksen puheenjohtajan on sovittava ja allekirjoitettava pöytäkirja. Tuo päätökset ja niiden täytäntöönpanon määräajat kaikkien niiden työntekijöiden tietoon, joiden on pantava ne täytäntöön.
