Ajanhallinta on itseorganisaation sääntö priorisoimalla tehtäväluettelot. On olemassa erilaisia tapoja itseorganisoitumiseen, ja ne riippuvat siitä, kuka olet: johtaja, esiintyjä tai "keskitason" johtaja. Tässä artikkelissa keskitytään avainhenkilöiden ajanhallintaan.
Johtaja, freelancer, itsenäinen yrittäjä, tekee itsenäisesti päätöksiä ja kantaa niistä henkilökohtaisen vastuun, joten hänelle on tärkeää asettaa prioriteetit, asettaa tavoitteet ja pystyä delegoimaan se, mikä ei vaadi hänen henkilökohtaista osallistumistaan.
Ajanhallintatekniikat esimiehelle:
Järjestelmä ABC
Ensisijainen tehtäväluettelon kokoaminen. Prioriteetti A -asiat ovat erittäin tärkeitä. Prioriteettiset "B" -asiat ovat vain tärkeitä, ja sitten "C" eivät ole tärkeitä asioita. Kaikki luettelon tehtävät suoritetaan tärkeysjärjestyksessä, etkä voi siirtyä seuraavaan ryhmään ennen kuin olet suorittanut edellisen tehtävän. Tämän päivän tai seuraavan päivän tehtäväluettelon avulla on helppo analysoida, kuinka paljon aikaa vietettiin tärkeimpien asioiden tekemiseen ja kuinka paljon aikaa vietiin muuhun. ABC-järjestelmä soveltuu erinomaisesti päivittäiseen suunnitteluun.
Eisenhower-matriisi
Tämän matriisin ydin on, että aktiviteetit ja aktiviteetit on jaettu seuraaviin ryhmiin:
- "Kiireellinen ja tärkeä". Ne on tehtävä ensin.
- "Tärkeää, mutta ei kiireellistä." Nämä ovat meitä edistäviä tekoja ja hankkeita, joissa voimme kehittyä. Sinun on tehtävä tällaisia asioita järjestelmällisesti, ne vievät paljon aikaa. Tärkeästä mutta ei-kiireellisestä asiasta on mahdollista päästä eroon vain kiireellisestä ja tärkeästä asiasta (1).
- "Kiireellinen, mutta ei tärkeä." Tämä vain häiritsee meitä tärkeistä asioista. Tällaiset tapaukset eivät tuota meille mitään hyötyä, vaan niiden täytäntöönpano on delegoitava mahdollisimman paljon.
- "Ei kiireellinen ja merkityksetön." On parasta olla tekemättä sellaisia asioita, ennen kuin niistä tulee "kiireellisiä ja tärkeitä" tai "tärkeitä, mutta ei kiireellisiä".
Eisenhower Matrix soveltuu päivän tai kuukauden suunnitteluun.
Toinen temppu pään ajanhallinnasta -
Boston Matrix
Siinä käytetään kahta kriteeriä:
- Etu (Onko liike kannattava juuri nyt?);
- Perspektiivi (Onko tapaus lupaava?). Tämä tarkoittaa, että projektista ei ole välitöntä hyötyä, mutta se on mahdollista tulevaisuudessa.
Ja näihin kysymyksiin annettujen vastausten mukaan hankkeet jaetaan luokkiin:
- Kannattava ja kehittyvä projekti on Tähtiluokka.
- Hanke, joka vaatii paljon työvoimaa tuleviin etuuksiin, on ongelma-lapsi. Ehkä tulevaisuudessa ei ole mitään järkeä "Vaikeasta lapsesta", mutta jos kaikki onnistuu, hän tuo supertuloksia ja hänestä tulee uusi "Tähti".
- Projektit, joista on hyötyä, mutta joilla ei ole mahdollisuuksia - "Cash lehmät".
- Projektit - "Koirat". Nämä projektit vievät paljon vaivaa, mutta niillä ei ole kehitysvaihtoehtoja eikä niistä ole hyötyä.
Bostonin matriisin periaatetta noudattaen päähuomio on kiinnitettävä hankkeisiin - "Tähdet", "Koirat" -hankkeista, joista kieltäydymme kokonaan. Jos "Vaikeasta lapsesta" tulee "Koira", hänet tulisi myös hylätä. Cash Cows -hankkeet saavat niin paljon huomiota kuin tarvitsevat, mutta eivät enempää. Käteislehmistä voi myös tulla koiria ja kohdella heitä vastaavasti.
