Työkirja on ainoa asiakirja, joka tallentaa tietoja työntekijän työkokemuksesta ja työskentelystä. Siksi, jos työkirja katoaa tai menetetään, on tehtävä useita toimenpiteitä sen palauttamiseksi.
Työkirjan menettäneellä henkilöllä on kaksi vaihtoehtoa uuden hankkimiseen. Ensimmäinen vaihtoehto on ottaa yhteyttä edelliseen työnantajaan ja pyytää, että hänelle annettaisiin kaksoiskappale kadonneen sijaan. Venäjän federaation hallituksen 16.4.2003 antamalla asetuksella hyväksyttyjen "Työkirjojen pitämistä ja säilyttämistä, työkirjan lomakkeiden tekemistä ja työnantajille toimittamista koskevien sääntöjen" 31 kohdan mukaan työnantaja on velvollinen antaa asiakirja entiselle työntekijälle 15 päivän kuluessa hakemuksen jättämisestä. Työnantaja tekee kopiot kokonaissummassa määrittelemättä missä, minkä työnantajan kanssa, minkä ajanjakson ja missä asemassa työkirjan omistaja työskenteli. Jos entinen työnantaja on kaukana työntekijästä, työkirjan kaksoiskappaleen pyytäminen on helpompaa haettaessa uutta työpaikkaa. Tässä tapauksessa asiakirjaa laadittaessa henkilöstöosastossa on toimitettava aikaisempien työpaikkojen todistukset, jotka vahvistavat palvelun pituuden. Todisteina ovat myös työsopimukset, otteet työhönottomenettelyistä, henkilökohtaiset tilit, sekkirjat, palkanlaskenta ja muut työtodistukset. Tietoja selvitystilassa olevan yrityksen työkokemuksesta pyydetään arkistoista. Jos työkokemusta vahvistavien asiakirjojen saaminen on mahdotonta, henkilöllä on oikeus hakea tarvittavia tietoja Venäjän federaation eläkerahaston osastolta., jossa henkilökohtaista (henkilökohtaista) kirjanpitoa koskevat tiedot sisältävät tietoja siitä, missä, milloin ja kuinka kauan kansalainen työskenteli. Kun kerätään todisteita siitä, että työntekijä työskenteli tietyssä yrityksessä, otetaan huomioon myös työtovereiden tai suorien esimiehien todistukset. Tämä vaikuttaa erityisesti tuomarin myönteiseen päätökseen, kun hän vahvistaa palvelusajan tuomioistuimessa.
