Suosituskirjeellä on tärkeä rooli ihmisen uralla. Kaikilla suosituskirjeillä on samanlainen rakenne ja ne koostuvat samoista osista, mikä yksinkertaistaa huomattavasti niiden kirjoittamista.
Ohjeet
Vaihe 1
Suosituskirjeen tulisi alkaa kuten minkä tahansa muun virallisen kirjeen, jossa ilmoitetaan kenelle se on osoitettu. Kirjoita oikeassa yläkulmassa nimikirjaimet, osoite sekä kirjeen vastaanottajan tiedot jne. Kirjeen tekstin on aloitettava virallisella osoitteella, esimerkiksi "Hyvä Mihail Sergeevich, …".
Vaihe 2
Yhteenveto siitä, kuinka hyvin tunnet henkilön ammattimaisesti. Muista sisällyttää oma pätevyys, tämä on tärkeää. Jos kirjeen vastaanottaja tietää, että sen kirjoittaja on johtaja, kirjeen paino on suurempi. Esimerkiksi:”Olen iloinen voidessani suositella Ivan Ivanovichia yrityksesi myyntiosaston johtajan tehtäväksi. Varapuheenjohtajana olin Ivan Ivanovichin välitön esimies vuosina 2009--2013 ja tunnen hänet hyvin vastuuhenkilönä."
Vaihe 3
Älä ylikuormita kirjettä yleisillä lauseilla, kuvaile erityisiä tuloksia, jotka henkilö on saavuttanut työntekijänä. Muista antaa vertailevat tulokset hänen työstään, joten näytät kirjeen vastaanottajalle, miksi suosittelet häntä. Esimerkiksi:”Ivan Ivanovichin työn aikana myyntivolyymimme on kasvanut 20%. Tämä on paras tulos viimeisen 10 vuoden aikana. Hän esitteli uudet periaatteet yhteistyössä asiakkaiden kanssa, mikä yksinkertaisti huomattavasti koko osaston työtä."
Vaihe 4
Älä liioittele ehdokkaan kykyjä äläkä laita häntä jalustalle, tällainen kirje näyttää epätodennäköiseltä. Jos henkilöllä on puutteita, älä piilota niitä, mutta sinun ei myöskään pitäisi kirjoittaa niistä nimenomaisesti. Esimerkiksi, jos henkilön on vaikea järjestää koulutusprosesseja, kirjoita: "Ivan Ivanovich työskentelee kovasti parantaakseen johtohenkilöstön pätevyyttä ja tehostaakseen osaston työn tehokkuutta …".
Vaihe 5
Suosituskirje ei saa olla yhden tai kahden kappaleen pituinen. Kirjeen vastaanottajalle voi tuntua, ettet tunne henkilöä etkä pysty kuvaamaan häntä, tai ehdokas ei ole osoittanut olevansa hyvä työntekijä. Ilmoita kaikki avainkohdat, mutta älä ylikuormita kirjettä selvennyksillä. Yritä kirjoittaa suosituksesi yhdelle A4-sivulle.
Vaihe 6
Kun täytät kirjeen, muista vahvistaa suositus. Kutsu kirjeen vastaanottaja ottamaan sinuun yhteyttä nousevissa asioissa ilmoittamalla yhteystietosi kirjeessä. Esimerkiksi: "Näiden ominaisuuksien perusteella olen varma, että Ivan Ivanovichista tulee erinomainen työntekijä tiimissäsi. Jos sinulla on kysyttävää, ota yhteyttä minuun määritetyissä yhteystiedoissa."
