Tavaroiden vastaanottaminen laaditaan rahtikirjalla tai rahtikirjalla, joka on laadittu yhtenäisessä muodossa. Määritetyn asiakirjan on sisällettävä pakolliset tiedot, koska se vahvistaa toimittajan ja ostajan velvoitteiden täyttämisen.
Toimitussopimus tehdään yleensä pitkäksi ajaksi, sen toteutusvaiheessa toimittajan ja ostajan välinen suhde laaditaan muilla asiakirjoilla, jotka vahvistavat tavaroiden tosiasiallisen toimituksen ja vastaanoton tilatussa määrässä ja alueella. Tällainen asiakirja on rahtikirja tai rahtikirja, joka on laadittu yhtenäisessä muodossa ja jonka toimittajan ja ostajan valtuuttamat edustajat ovat allekirjoittaneet. Samalla tämä asiakirja ei ole vain vahvistus siviilioikeudellisen sopimuksen mukaisten velvoitteiden täyttämisestä, vaan se toimii myös ensisijaisena asiakirjana vero- ja kirjanpitotarkoituksiin.
Mitkä yksityiskohdat tulisi merkitä rahtikirjaan?
Rahtikirjassa on oltava numero, valmistuspäivä, täydellinen nimi ja tiedot, joiden avulla voit tunnistaa toimittajan, ostajan. Lisäksi rahtikirjassa ilmoitetaan tavaran nimi, mikäli mahdollista, annetaan lyhyt kuvaus. Lisäksi kirjataan tämän asiakirjan mukaisesti toimitettujen tavaroiden kokonaismäärä, yksikköhinta ja kokonaiskustannukset, ottaen huomioon arvonlisävero (määritetyn veron maksajille). Rahtikirja on toimittajan ja ostajan allekirjoittama kaksipuolinen asiakirja, jonka oikeaksi todistavat pyöreät sinetit. Tehdyn toimitussopimuksen ehdoista riippuen mahdolliset toimituksessa olevien ja laskussa ilmoitettujen tavaroiden määrän, tuotevalikoiman erot voidaan merkitä suoraan tähän asiakirjaan osapuolten jokaisen oikaisun vakuutuksella tai kirjata erilliseen asiakirjaan.
Kuinka rahtikirja laaditaan?
Vaaditun määrän kopioita toimittaa tavarantoimittajan edustaja tavaroiden mukana. Tavaroiden hyväksyminen ostajan puolelta suorittaa hänen valtuutettu edustajansa, jolla on oltava voimassa oleva valtakirja ja henkilötodistus. Tavaroiden lähetyksen jälkeen ostajan edustaja suorittaa silmämääräisen tarkastuksen, laskee määrän ja arvioi pakkauksen eheyden. Tarkastus suoritetaan samanaikaisesti tavaroiden todellisen määrän, valikoiman, laadun ja laskussa ilmoitettujen tietojen vertaamisen kanssa. Jos vaatimuksia ja korjauksia ei ole, ostajan edustaja allekirjoittaa kaikki laskun kopiot ja vahvistaa ne organisaation sinetillä. Toimittajan edustaja ottaa oman kopion tästä asiakirjasta, tarvittaessa liittää siihen ostajan edustajan valtakirjan.
