Palvelukirje on yleinen tapa ilmoittaa kolmansille osapuolille postitse. Sitä käytetään, kun on välttämätöntä saada kirjallinen vahvistus tärkeän tiedon siirtämisestä kumppanille tai kun on mahdotonta käyttää muuta viestintää. Tässä asiakirjassa on monia lajikkeita, mutta on olemassa yleisiä sääntöjä, jotka on otettava huomioon tällaista kirjettä laadittaessa.
Tarpeellinen
Kirjelomakkeet
Ohjeet
Vaihe 1
Aloita hankkimalla organisaatiosi erityisesti näille kirjeille suunniteltu kirjelomake. Sen suurin ero tavalliseen kirjelomakkeeseen on postitietojen ja pankkitietojen läsnäolo. Jos näin ei ole yrityksessäsi, valmistele oma versiosi. Aseta logo tähän ja ilmoita organisaation nimi, pankkitiedot, postiosoite, puhelimet, faksi ja sähköposti viestintään.
Vaihe 2
Oikeassa yläkulmassa ilmoita kirjeen vastaanottaja (yrityksen nimi, postiosoite, asema, päätoimijan täydellinen nimi). Jos kirje on osoitettu useille organisaatioille, niiden osoitteet sijoitetaan peräkkäin, mutta enintään neljä peräkkäin ilmoittamatta johtajia. Siirry nyt suoraan kirjeen tekstiin, koska tämä asiakirja ei kirjoita sen nimeä (toisin kuin asiakirjat, muistelmat jne.). Sen sijaan voit ilmoittaa lyhyesti kirjeen aiheen, valituksesi sisällön - "maksuviivästyksistä", "ehtojen muuttamisesta" jne.
Vaihe 3
Kirjeen tekstin tulee olla liiketyyliä. Ilmoita ydin mahdollisimman lyhyesti ja tarkasti sekaannusten välttämiseksi tärkeiden tietojen välittämisessä. Yhden kirjeen tulisi käsitellä yhtä ongelmaa. Älä yritä ratkaista kaikkia sinun ja kumppanisi välisiä ongelmia yhdellä kirjeellä. Kutakin tulisi tarkastella erikseen, koska esiintyjiä voi olla erilaisia, ja tämä voi lisäksi olla tärkeää riitatapauksissa, jotka edellyttävät ratkaisua tuomioistuimessa. Näin ollen on parasta olla näyttämättä kirjeen määrää yhden sivun ulkopuolella.
Vaihe 4
Lopuksi luetellaan kaikki muut asiakirjat Liitteet-osiossa. Jätä paikka johtajan allekirjoitukselle ja tulkitse hänen allekirjoituksensa suluissa (sukunimi, nimikirjaimet). Muista ilmoittaa esiintyjän koko nimi ja toimiston puhelinnumero yhteydenpitoa varten. Allekirjoita alkuperäinen asiakirja esimiehellesi ja rekisteröi kirje organisaation sihteerillä lähtevänä asiakirjana.
