Kokouksen päätös on oikeudellisesti sitova vain, jos se on muotoiltu pöytäkirjaan. Vanhempainkokousten, asunnonomistajien tai osakkeenomistajien kokousten pöytäkirjat eroavat tietysti sisällöltään, mutta lomaketta koskevat vaatimukset ovat aina suunnilleen samat.
Kirjoita luonnokseen
Tietokoneella kirjoittaminen kokouksen aikana ei ole aina kätevää, joten pöytäkirja voidaan ensin kirjoittaa luonnokseen. Jotkut tiedot voidaan syöttää ennen kokouksen alkua. Kirjoita yllä sana "Pöytäkirja", aivan alapuolelle - kokouksen nimi ja päivämäärä. Kirjoita vielä alaosaan vasemmalle sana "Osallistunut". Jos päätöksen odotetaan tekevän luettelon määräenemmistöllä tai yksinkertaisella enemmistöllä, ilmoittakaa, kuinka monen ihmisen olisi pitänyt olla läsnä. Tämä on tärkeää esimerkiksi kodinomistajien kokouksessa, joiden on päätettävä talon hallinnasta, kerättävä rahaa suuriin korjauksiin jne. Kirjoita esityslista alle. Jos aiot keskustella asioista, joista et vielä tiedä, lisää kohta "Muut". Joissakin tapauksissa aikaraja tulisi täsmentää.
Kokouksen alkamisen jälkeen
Kirjoita kuinka monta ihmistä on läsnä ja kuinka monen pitäisi olla. Kirjoita esityslistaan sana”Kuunteli” ja aseta kaksoispiste. Kirjoita kysymykset, puhujien nimet ja yhteenveto puheista pisteittäin. Puhujia voidaan pyytää toimittamaan puheet etukäteen. Merkitse pöytäkirjaan jokaiselle esittäjälle esitetyt kysymykset ja vastaukset. Ratkaisujen osalta ne voidaan kirjoittaa jokaisen kysymyksen jälkeen tai yhtenä lohkona protokollan alaosassa. Muista ilmoittaa, kuinka moni ihminen äänesti "puolesta", "vastaan", kuinka moni pidättyi äänestämästä. Kirjoita päätösten alle puheenjohtajan ja sihteerin nimet ja aseta päivämäärä. Joissakin tapauksissa vaaditaan ilmoittamaan kaikkien puheenjohtajiston jäsenten nimet.
Kirjoita teksti tietokoneeseen
Kun kirjoitat tietokoneella, sihteeri muokkaa yleensä tekstiä. Yritä muokata sitä niin, että se ei riko merkitystä. Tämä pätee erityisesti päätöksiin. Protokollien rekisteröinnille ei ole yhtenäistä lomaketta, mutta yleensä noudatetaan seuraavia sääntöjä:
- teksti kirjoitetaan 14 pisteen koossa yhden tai puolen välin välein;
- päätekstin tasaus - molemmin puolin;
- otsikon tasaus - keskitetty, osallistujien lukumäärä - oikea;
- kappaleet alkavat punaisella viivalla.
Kirjoita teksti, älä unohda jättää tilaa puheenjohtajan ja sihteerin allekirjoituksille sekä laittaa allekirjoituksia. Laita päivämäärä alareunaan. Tulosta pöytäkirja ja anna puheenjohtajan ja sihteerin allekirjoittaa se. On tapauksia, joissa kokous pidetään poissa ollessaan. Tässä tapauksessa puheiden tekstejä ei kirjoiteta. Loput protokollasta laaditaan samalla tavalla.
