Pöytäkirja on asiakirja, joka tallentaa keskustelun kulun ja kokouksissa, kokouksissa tai konferensseissa tehdyt päätökset. Pöytäkirja laaditaan rekisterin perusteella, jota pidetään tapahtuman kirjaamisen aikana. Tämä voi olla transkriptio, äänitallenne tai sihteerin luonnosluonnos. Myös esityslistaa, puheen tiivistelmiä, päätösluonnoksia ja osallistujien luetteloita käytetään. Sääntöjen mukaan pöytäkirja laaditaan kolmen päivän kuluessa kokouksesta.
Ohjeet
Vaihe 1
Ensimmäinen rivi on koko yrityksen koko nimi. Toinen rivi on sana "PÖYTÄKIRJA" isoilla kirjaimilla. Jälkeen - pöytäkirjan päivämäärä (huomaa, että tämä on kokouksen päivä, ei asiakirjan laatimispäivä), sen rekisteröintinumero ja kaupunki, jossa asiakirja laadittiin. Sitten kirjoitetaan otsikko - vasemmassa kulmassa isolla kirjaimella ilmoitetaan genitiivitapauksessa sovitun kokoustyypin määritelmä sanalla "minuuttia". Esimerkiksi "Rakenneosastojen johtajien kokoukset".
Vaihe 2
Seuraava osa on johdanto protokollaan. Kirjoita kappaleen otsikon jälkeen "Puheenjohtaja:" ja ilmoita sukunimi ja nimikirjaimet, myös "Sihteeri:" koko nimi kirjataan. Kirjoita uudelle riville "Attended:" ja listaa osallistujien nimet ja nimikirjaimet aakkosjärjestyksessä. Jos siellä on kolmansia osapuolia (ei organisaation työntekijöitä), lisää rivi "Kutsutut:", jossa luetellaan kutsuttujen nimet ja organisaatiot. Jos osallistujia on enemmän kuin 10, älä listaa niitä protokollassa, vaan kirjoita "Osallistuin" -kohdan jälkeen ihmisten kokonaismäärä ja lause "luettelo on liitteenä". Luettelo on erottamaton osa protokollaa. Kirjoita kenttään numeroitu luettelo keskustelluista asioista ilmoittamalla puhujien nimet.
Vaihe 3
Pöytäkirjan pääosan teksti koostuu osista, jotka kuvaavat keskustelun kulkua kunkin esityslistan kohdan alla. Osioiden lukumäärä vastaa esityslistan kohtien lukumäärää. Kukin osa koostuu osista "KUUNTELTU", "KIINNITETTY", "PÄÄTTY". Jos päätöslauselmaan liittyy äänestys, kirjoita päätöksen muotoilun jälkeen "yksimielisesti" tai esimerkiksi "puolesta - 5, vastaan - 1, tyhjää - 2". Päätös muotoillaan pakottavassa mielessä, jossa ilmoitetaan vastuuhenkilö (toteuttaja) ja määräaika.
Vaihe 4
Rekisteröinnin jälkeen puheenjohtaja ja sihteeri allekirjoittavat pöytäkirjan.
