Ei ole harvinaista, että henkilö häiriintyy työstä merkityksettömällä toiminnalla, itsensä huomaamatta. Tällaiset keskeytykset voivat vahingoittaa vakavasti tuottavuutta, koska ne häiritsevät työn kokonaisvirtaa. Opi seuraamaan aikaa, jotta et tuhlaa sitä.
Ajan seuranta
On melko vaikeaa suunnitella työaikaa optimaalisesti. Ensinnäkin johtuen siitä, että sinun on sitten myönnettävä itsellesi, että leijonan osuus työajasta käytetään toiminnan jäljittelemiseen. Lähes mitään todellista hyödyllistä työtä ei tehdä, paljon aikaa käytetään hajamielisiin keskusteluihin tai suunnittelemattomiin taukoihin.
Ajoitus näyttää objektiivisen kuvan työntekijän työstä koko työpäivän ajan. Samanaikaisesti on erittäin tärkeää huomioida pienimmätkin yksityiskohdat (savutauko tai kävely toisen kahvikupin kanssa). Yksi päivä ei riitä todellisen kuvan saamiseen. Käytäntö osoittaa, että kirjanpitoa tulisi pitää vähintään kaksi viikkoa ja toistaa neljännesvuosittain.
Tätä menettelyä ei suoriteta, jotta historiaan jäisi jälkeä, vaan jotta työntekijä voisi tehdä asianmukaiset johtopäätökset ja muuttaa asenteensa tapaukseen. Tällainen raita näkemys työajan ajoituksesta lisää työn tehokkuutta ja vaikuttavuutta.
Luotettavin kuva ei ole lomapäivinä tai kiireisinä päivinä, vaan kuukauden alussa tai keskellä. Samanaikaisesti on otettava huomioon, että työpäivän virallinen päättymisaika ei aina ole sama kuin varsinaisen loppupäivä. Pidä ajoitusta itsellesi, et tarkastusta varten, joten laita reaaliaikainen aika.
Ajoituksen tekniset ominaisuudet
Aikataulu, jonka mukaan työntekijöiden työajat suunnitellaan, on tärkeä asia. Mutta yritä pitää oma ajoitus siitä hetkestä, kun heräät aamulla. Lähtökohtana on hetki, jolloin jätät sängyn. Tällöin ajan seuraaminen auttaa paitsi työssäsi myös jokapäiväisessä elämässäsi. Sinulla on aikaa rentoutumiseen, harrastuksiin ja yhteydenpitoon perheesi kanssa.
Kaikki toiminnan muutokset on kirjattava välittömästi. Tunnin kuluttua on melko ongelmallista palauttaa jotain minuutilta. Luettelon tulee sisältää puhelinkeskustelut (kenen kanssa, mistä, kestosta), vastaukset sähköposteihin ja lepoajat. Lisäksi posti ja puhelut tulisi jakaa myös henkilökohtaisiin ja työ-, lähteviin ja saapuviin.
Ensi silmäyksellä ulkopuoliselle voi tuntua, että henkilö työskentelee päänsä kanssa, mutta sen tulos on usein lähellä nollaa. Ajoitus auttaa ymmärtämään tällaisen hedelmättömän pitkän työn syitä. Älä anna heti, vaan vähitellen, mutta on välttämätöntä tottua itseorganisaatioon. Tällainen kirjanpito on pelottava tehtävä. Mutta tässä tapauksessa tulokset ovat ilmeisiä.
