Jokaiselle yrityksessä työskentelevälle työntekijälle voidaan luoda henkilökohtaiset tiedostot. Mutta erityistä huomiota kiinnitetään tällaisten asiakirjojen toteuttamiseen organisaation johtajien ja johtavien asiantuntijoiden suhteen. Jotta heijastettaisiin tarvittavat tiedot henkilöstä työntekijänä oikein ja vaaditussa määrässä, on syytä täyttää useita vaatimuksia henkilökohtaisen tiedoston laatimiseksi kullekin heistä.
Ohjeet
Vaihe 1
Venäjän federaation työlainsäädännön 85 artiklassa määritellään "työntekijän henkilötietojen" käsite. Ja tämän säännöksen mukaan on tarpeen täyttää henkilökohtainen tiedosto jokaiselle työntekijälle. Aloita se heti sen jälkeen, kun on annettu määräys henkilön ottamisesta vastaan. Tämän asiakirjan suunnittelun päävaatimus on aikajärjestyksen täyttäminen. Toisin sanoen kaikki paperit on arkistoitava, kun ne tulevat saataville.
Vaihe 2
Luettelo asiakirjoista, joiden on oltava jokaisessa henkilökohtaisessa tiedostossa, on määritelty Venäjän federaation presidentin 6. tammikuuta 1998 annetun asetuksen nro 640 5 kohdassa. Se sisältää: sisäisen luettelon asiakirjoista, työntekijän kyselylomakkeen, ansioluettelon, kopiot koulutusasiakirjoista ja henkilökorteista, todistukset, jotka vahvistavat muutoksia erilaisissa henkilötiedoissa (nämä voivat olla kopioita avioliittotodistuksesta, verotunnuksen saamisesta, vakuutuksesta todistus, lasten ja muiden syntymä) ja työsopimus. On ehdottoman välttämätöntä, että henkilötiedosto sisältää kopiot kaikista tilauksista, jotka koskevat erilaisia tapaamisia, kannustimia, työmatkoja, lomia, sertifikaattitietoja, ominaisuuksia jne. Ja tietysti jokaisessa henkilökohtaisessa tiedostossa on oltava suunnitelma henkilön urakehityksestä. Jos jostakin näistä asiakirjoista tarvitaan selvennyksiä, se merkitään lisäriville "Huomautus".
Vaihe 3
Vastaanotettuaan kaikenlaisia asiakirjoja joukosta niitä, jotka arkistoidaan henkilökohtaisiin tiedostoihin, laaditaan luettelo. Se auttaa pitämään sujuvampaa kirjaa työntekijätiedoista. Kääntäjän on allekirjoitettava se, ilmoitettava hänen asemansa, tulkittava allekirjoituksensa ja kiinnitettävä päivämäärä. Kun henkilökohtainen asiakirja-aineisto on suljettu, työntekijän irtisanomishakemus tai irtisanomistarpeen oikeuttavat asiakirjat, jätetään jäljennös tilauksesta.
