Jotkut työnantajat käyttävät työntekijöiden henkilötietojen säilyttämiseen ns. Henkilökohtaisia tiedostoja. Työsäännöstön 85 artiklan mukaan henkilöstön työntekijöiden on vastaanotettava, tallennettava ja yhdistettävä kutakin työntekijää koskevat tiedot. Tätä varten on suositeltavaa käyttää tällaisia henkilökohtaisia tiedostoja. Mikä on heidän rekisteröintijärjestyksensä?
Ohjeet
Vaihe 1
Ensinnäkin on selvennettävä, että henkilökohtaisten tiedostojen hallinta ei ole pakollinen asiakirja organisaatioille, mutta jos päätät käyttää sitä, sinun on noudatettava toimistotyön sääntöjä.
Vaihe 2
Kun työntekijä palkataan, esimies antaa toimeksiannon (ohjeet) muodossa T-1. Luo tämän asiakirjan perusteella henkilökohtainen kortti uudelle työntekijälle (lomake nro T-2).
Vaihe 3
Tämän lomakkeen täyttämiseen tarvitaan seuraavat asiakirjat: passi, työkirja, rekisteröintitodistus (TIN), vakuutustodistus, sotilastunnus (jos sellainen on), todistus tai tutkintotodistus ja muut asiakirjat, esimerkiksi kuljettajalle - a ajokortti, kokkeille - lääketieteellinen kirja jne.
Vaihe 4
Ota kopiot kaikista yllä olevista asiakirjoista ja tallenna ne henkilökohtaiseen tiedostoon aikajärjestyksessä. Tämä arkisto tallennetaan henkilöstöosastoon tai kirjanpitoon, muutoksia voivat tehdä vain vastuuhenkilöt. Mutta pidä mielessä, että työkirja ei sisälly henkilökohtaiseen tiedostoon, se on säilytettävä erikseen kassakaapissa tai lukolla. Vastuuhenkilöt näiden asiakirjojen turvallisuudesta nimetään erillisellä määräyksellä.
Vaihe 5
Luetteloi kaikki luettelon asiakirjat, tee muutokset erityiseen sarakkeeseen "Liitteet". Se sisältää myös asiakirjojen sarjanumerot, kunkin arkkien määrän ja vastaanottopäivä.
Vaihe 6
Osa asiakirja-aineistosta on kyselylomake, omaelämäkerta, kirjalliset selitykset ja mahdolliset lausunnot. Muista, että arkistoa ei siirretä työntekijälle itselleen, ja työntekijä voi tarvittaessa tarkastella henkilökohtaista tiedostoa vain vastuuhenkilön läsnä ollessa.
Vaihe 7
Kun tapaus on muodostettu, täytä kansilehti. Tätä varten kirjoita keskelle keskelle keskelle tämän arkiston sarjanumero, organisaation nimi, työntekijän asema sekä hänen koko nimensä.
