Erikoisdokumentaation ylläpito on olennainen osa yrityksen henkilöstöosastoa. Samalla henkilökohtainen asiakirja on pakollinen jokaiselle työntekijälle. Tulevaisuudessa henkilökohtaiset tiedostot arkistoidaan erityiskansioihin.
Tarpeellinen
- - työntekijän henkilökohtaiset asiakirjat
- - luettelo asiakirjoista
- - kansio henkilökohtaiselle tiedostolle.
Ohjeet
Vaihe 1
Aloita työntekijän henkilökohtaisen tiedoston rekisteröinti heti palkattuasi. Tapauksen jättämistä varten ei ole yhtenäistä lomaketta, joten voit kehittää sen itse. Luo kopiot työntekijän passista, eläkevakuutustodistuksesta, TIN-todistuksesta ja muista henkilökohtaisista asiakirjoista, kuten lääkärintodistus ja ajokortti.
Vaihe 2
Suunnittele kansi henkilökohtaiselle tiedostollesi. Ilmoita organisaatiosi nimi perustamisasiakirjojen mukaisesti, laita tapauksen sarjanumero ja valmistelupäivä. Voit myös kirjoittaa työsopimuksen keston työntekijän kanssa. Jätä tilaa muistiinpanoja irtisanomisesta, siirrosta jne. Aseta kannen keskelle työntekijän sukunimi, etunimi ja isänimi kokonaan, hänen asemansa.
Vaihe 3
Henkilökohtaisen tiedoston ensimmäisen sivun tulisi sisältää luettelo työntekijän käytettävissä olevista asiakirjoista. On parasta laatia luettelo sähköisessä muodossa. Muista lisätä valtuutetun työntekijän nimi ja luettelon päivämäärä. Tiedot käytettävissä olevista asiakirjoista voidaan sijoittaa taulukkona, merkitsemällä kunkin asiakirjan numero ja tekemällä tarvittavat muistiinpanot. Luettelon alaosassa tulisi olla kääntäjän ja työntekijän allekirjoitukset, jolle henkilökohtaista tiedostoa laaditaan. Liitä olemassa olevien asiakirjojen kopiot luettelon jälkeen. Tätä seuraa kaikki työnkulkuun liittyvät paperit, esimerkiksi lomamääräys, sopimukset työsopimuksen muutoksista jne.
Vaihe 4
Tallenna henkilökohtainen tiedosto arkistokansioon. Yrityksen henkilöstöasiantuntijan tai johtajan tulisi säilyttää nämä asiakirjat rajoitetulla pääsyllä tietoihin. Työntekijät voivat saada minkä tahansa asiakirjoista henkilökohtaisessa tiedostossa johtajan kanssa tehdyllä sopimuksella ja henkilökohtaisella kuitilla. Kun työntekijä erotetaan tai siirretään, henkilökohtainen tiedosto siirretään erityiseen arkistoon yrityksen entisistä työntekijöistä.
