Riippumatta siitä, onko ensimmäinen kontakti potentiaaliseen liikekumppaniin puhelimitse, onko suullinen sopimus tehty, liiketoiminnan liikevaihdon käytännössä on tapana tukea suhteiden alkamista virallisella kirjeellä yhteistyötarjous.
Ohjeet
Vaihe 1
Kirjoita kirjeen ensimmäiseen osaan, joka on enintään yksi kappale, millaista yritystä edustat, ja tervehdi mahdollisen kumppanin johtoa sen puolesta. On tarkoituksenmukaista käyttää lauseita, kuten "Yrityksemme toivoo yrityksellesi vaurautta", "ilmaisemme kunnioituksemme tällaisen yrityksen puolesta". Muista lisätä organisaatiosi nimi. Muista, että roskapostin muodossa yli tusina kirjettä saapuu mille tahansa yritykselle, jolla on ehdotus sopimuksen tekemiseksi, joten vastaanottajan on heti ymmärrettävä, kenen ehdotuksesta keskustellaan.
Vaihe 2
Muistuta kirjeen seuraavassa osassa mahdolliselle kumppanille, että yrityksesi välillä oli jo alustavia sopimuksia tietystä sopimuksesta tai palvelusta. Voit käyttää sellaisia lauseita kuin "Neuvottelujemme jatkoa …", "Olemme ottaneet huomioon toiveesi koskien …". Tee selväksi vastaanottajalle, että tämä yhteistyötarjous ei ole stereotyyppinen ja perustarjous, kuten kaikille asiakkaille, vaan se on kehitetty nimenomaan tälle yritykselle ja siinä otetaan huomioon kaikki tämän liiketoiminnan ominaisuudet.
Vaihe 3
Suuressa osassa tarjousta ilmoitetaan tarjoamasi palvelut tai tavarat, mikä on niiden hinta, toimitusaika. Taulukoissa esitetyt tiedot on helpompi ymmärtää. Tarjoa asiakkaalle useita vaihtoehtoja, joiden kustannukset, määrä ja palvelujen määrä vaihtelevat, jotta hän voi valita sopivimman yhdistelmän. Korosta edut, joita asiakas saa tekemällä sopimuksen organisaatiosi kanssa. Täällä voit ilmoittaa alennukset, erikoistarjoukset vakituisille kumppaneille, mahdollisuuden tehdä sopimuksia lisäpalveluiden tai muiden tavaroiden toimittamisesta erityisen suotuisilla ehdoilla.
Vaihe 4
Omista viimeinen osa toiveille ja jakosanoille. Käytä vakiolausekkeita, esimerkiksi "Toivomme molempia osapuolia hyödyttävää yhteistyötä …", "Ystävällisin terveisin …". Muista tilata ja jättää koordinaatistosi, jotta asiakas voi positiivisen päätöksen tapauksessa etsiä puhelinnumeroa tai sähköpostiosoitetta, josta sinuun voi ottaa yhteyttä.
