Liiteasiakirjat laaditaan vahvistamaan niissä ilmoitettujen asiakirjojen, tavaroiden ja muiden aineellisten arvojen lähettäminen. Tavarankuljetukseen liittyvät saateasiakirjat voivat myös sisältää muita tietoja.
Lähetetty kirje
Lähetettyihin virallisiin asiakirjoihin liittyy melkein aina saatekirje. Se sisältää lähettäjän, vastaanottajan tiedot, kuvauksen lähetettävistä asiakirjoista ja materiaaleista. On myös suositeltavaa huomata, kuinka monta arkkia lähetetty asiakirja koostuu. Saatekirje laaditaan erillisenä asiakirjana kahdelle arkille, joista yksi jää lähettäjälle. Organisaatioissa lähtevä numero ja päivämäärä leimataan saatekirjeisiin. Nämä toimenpiteet ovat välttämättömiä sen varmistamiseksi, että vastaanottaja vastaanottaa kaikki asiakirjat täysin turvallisesti. Se on myös jossain määrin lähettäjän vakuutus.
Tavarankuljetuksen liiteasiakirjat
Kuljetusta suoritettaessa kuljetusasiakirjat toimivat saateasiakirjoina sekä kirjallisena kuljetussopimuksena. Ne esitetään rautatiekuljetuksena rautatiekuljetuksena, lentokuljetuksena, tieliikenteen rahtikirjana ja meriliikenteen konossementtina.
Tarvittavat tiedot lastista (sen nimi, määrä, painon määritysmenetelmä jne.), Lähettäjästä, vastaanottajasta, kuljetusmatkasta ja arvosta merkitään rahtikirjaan. Se on tärkein kuljetusasiakirja, ja se määrittää lähettäjän, rahdinkuljettajan ja vastaanottajan välisen suhteen.
Konossementti on myös vakuus, joka vahvistaa sen haltijan oikeuden hävittää konossementissa määritelty rahti ja vastaanottaa rahti sen kuljetuksen jälkeen. Rahdinkuljettaja laatii rahtikirjan perusteella konossementin, jossa lähettäjä ilmoittaa lähettäjän ja vastaanottajan nimen, tarvittavat tiedot lähetetystä lastista, kuljetuksen määrän (rahdin). Tietojen virheellisyydestä ja kaikista siihen liittyvistä seurauksista lastin lähettäjä on vastuussa rahdinkuljettajalle.
Konossementti vahvistaa tavaroiden hyväksymisen kuljetukseen ja seuraa niitä koko reitin ajan. Lisäksi rahdinkuljettaja siirtää sen yhdessä tavaroiden kanssa vastaanottajalle.
Kaikissa kuljetustapauksissa, paitsi rautatieliikenteessä, laaditaan konossementti kolmessa tai useammassa kappaleessa siten, että riitatapauksissa jokaisella osapuolella on jäljennös konossementista.
Rahdin lähettäjän on toimitettava rahdinantajalle rahtikirjan lisäksi kaikki asiakirjat, joita vaaditaan terveys-, tulli-, karanteeni- ja muissa säännöissä.
