Tilaus on erittäin käytännöllinen asiakirja. Se osoittaa joitakin erityistoimia: työntekijän palkkaaminen ja irtisanominen, kurinpitotoimet, uuden tekniikan käyttöönoton tarve ja paljon muuta. Virkamiehen on varmistettava tämäntyyppisten asiakirjojen säilytys ja kyky löytää oikea oikea. Tätä varten jokaiselle tilaukselle annetaan yksilöllinen tunnistenumero.
Tarpeellinen
- - tilaukset
- - kalastuspäiväkirja
- - ohjeistus henkilöstöasiakirjojen hallinnasta;
- - 2 tai 3 kansiota.
Ohjeet
Vaihe 1
Tilausten rekisteröintilomaketta ei ole tiukasti säännelty lailla. On olemassa Rosarkhivin 27. marraskuuta 2000 julkaisema vakio-ohje, jonka mukaan henkilöstön ja päätoiminnan tilausten numerointi tulisi suorittaa erikseen kalenterivuoden aikana. Jos työskentelet pienessä yrityksessä, jossa sihteeri tekee myös virkailijan työtä, aloita 3 kansiota ja 3 rekisteröintipäiväkirjaa.
Vaihe 2
Laadi ohjeet toimistotyötä varten. Se voi koostua vain muutamasta esineestä. Ilmoita mitkä tilaukset tulisi säilyttää 5 vuoden ajan ja mitkä - 75. Kirjoita mihin taulukoihin yrityksesi tilaukset on jaettu ja miten päätit nimetä ne. Päätoiminnan tilaukset numeroidaan yleensä järjestysnumerolla ja henkilöstötilaukset numerolla ja kirjaimella. Esimerkiksi numero voi näyttää "Tilausnumero 2-l / s" tai "Tilausnumero 2-k". Ajattele eri nimityksiä asiakirjoille, joilla on erilainen säilyvyysaika. Esimerkiksi lyhytaikainen voidaan merkitä henkilöstöksi ja pitkäaikainen - henkilöstöksi.
Vaihe 3
Jaa tilaukset henkilöstön mukaan kahteen osaan säilyvyyden mukaan. Säännöllisen tai koulutusloman, lyhytaikaisen työmatkan, kannustimia ja kurinpitoseuraamuksia koskevat asiakirjat säilytetään 5 vuoden ajan. Tee työ-, siirto-, irtisanomis-, pitkät työmatkat ja pitkät lomatilaukset toiseen kansioon. Kirjoita kansion nimi ja viimeinen käyttöpäivämäärä sideaineiden kannille. Täytä päätoiminnan tilaukset erikseen
Vaihe 4
Suurissa yrityksissä tilaukset antavat eri palvelut. Päätoimintaa koskevia asiakirjoja pitää pääsääntöisesti sihteeri ja henkilöstöä varten henkilöstöosasto. Jokaisella on siis oma kansio ja omat kirjanpitokirjat. Riittää, että henkilöstöasiantuntija aloittaa 2 kirjaa ja 2 kansiota jakamalla asiakirjat säilytysjaksojen mukaan. Hyvin suurella asiakirjavirralla kukin kansio jaetaan kuitenkin usein tilaustyyppien mukaan. Jos yrityksesi on ottanut käyttöön erillisen tallennusjärjestelmän, numeroi tilaukset edelleen järjestyksessä yhteisessä taulukossa ja rekisteröi ne yhteen päiväkirjaan.
Vaihe 5
Päätoimintaa koskevat tilaukset voivat koskea koko yritystä, mutta myös yksittäisiä toimialoja. Kehitä koodi jokaiselle osastolle tai osastolle. Se voi olla kirjain tai numero. Älä unohda, että päätoiminnan tilausten tulisi poiketa siitä, mikä on hyväksytty yrityksesi henkilöstöasiakirjojen hallinnassa. Tällöin numerointi kuuluu "päätoiminnan" yleiseen ryhmään.
