Kaikki organisaation asiakirjat on säilytettävä asianmukaisesti. Selkeän järjestelmän avulla löydät heti oikean paperin. Joillakin asiakirjatyypeillä on omat säilytyssäännöt, esimerkiksi tilauksia varten.
Välttämätön
kansiot, laatikot, paperi, tietokone
Ohjeet
Vaihe 1
Luo tilausloki, johon kaikki organisaation tilaukset kirjataan. Päiväkirjan on oltava sidottu ja numeroitu, mikä ei sisällä postikirjoja tai sivujen poistamista.
Vaihe 2
Päiväkirjan on sisällettävä tietyt sarakkeet. Sarakkeiden likimääräinen sisältö voi olla seuraava: sarake, jossa merkinnän numero on ilmoitettu järjestyksessä, sarake tilauksen päivämäärällä, sarake tilauksen yhteenvedolla, sarake tilausnumerolla, sarake sarake, jossa työntekijä jättää jäljen perehtyessään tähän tilaukseen. Lisäksi voidaan lisätä sarake, joka ilmoittaa tilauksen sijainnin (kansiot tai laatikko).
Vaihe 3
Kaikki tilaukset tulee lajitella kansioihin: työntekijöiden pääsyä ja irtisanomista koskevat tilaukset (henkilöstötilaukset), työntekijöiden kannustimia heijastavat tilaukset, työmatkoille ja lomille lähettäminen, organisaation päätoimintaa kuvaavat tilaukset. Jos tilausten säilytysjaksot ovat erinomaiset, niille luodaan erilliset kansiot.
Vaihe 4
Tilaustallennusjärjestelmän on oltava selkeä, järjestelmällinen ja varmistettava tilauksille annettujen numeroiden jatkuvuus. Tämä pätee erityisesti silloin, kun tilaus peruutetaan työhön. On suositeltavaa tehdä valokopio takavarikoidusta järjestyksestä sekaannusten välttämiseksi.
Vaihe 5
Kaikki tilaukset tulee painaa organisaation kirjelomakkeelle. Tällöin tilauksen sinettiä ei vaadita. Jos tilaus tulostetaan tavalliselle paperiarkille, siinä on oltava organisaation sinetti.
Vaihe 6
Jos yritys on ottanut käyttöön sähköisen järjestelmän tilausten tallentamiseksi, sen on oltava yhtenäinen koko organisaatiossa. Työntekijöillä, joilla on oikeus laittaa allekirjoitus näihin asiakirjoihin, on oltava pääsy sähköisiin tilauksiin. Tässä tapauksessa on erittäin kätevää käyttää EDS: ää (sähköinen digitaalinen allekirjoitus). Tilausloki on suositeltavaa tulostaa joka tapauksessa.
